Trámites y servicios
Si el certificado de nacido vivo es expedido por una entidad privada tiene vigencia de treinta días hábiles. En caso de haberse vencido el término de vigencia del certificado de nacido vivo, se puede proceder al registro del nacimiento del menor con base en las declaraciones de dos testigos a quienes les conste el hecho del nacimiento del menor y con el conocimiento de quienes son los padres, con la firma de los testigos en el respectivo registro se entiende que aseveran estos hechos bajo la gravedad del juramento.
Si se trata de una entidad oficial el certificado de nacido vivo tiene vigencia permanente.
Cualquiera de los padres si son casados o cualquier otro familiar, puede efectuar el registro.
En caso de no ser casados los padres, deben presentarse ambos para el momento de la inscripción para efectuar el correspondiente reconocimiento legal del hijo extramatrimonial.
Si se trata de un hijo extramatrimonial no reconocido, procederá a la inscripción en el registro, la madre del niño, y en el momento de la inscripción se deberá diligenciar el acta complementaria en la cual la madre manifestará o no, quien es el presunto padre del bebé.
En el caso de que la madre indique quien es el padre en el acta complementaria respectiva, la persona allí indicada puede acercarse a hacer de manera voluntaria y directa el reconocimiento del hijo extramatrimonial.
En el caso de que la madre no haya indicado el nombre del presunto padre y con posterioridad se presentan ambos a la Notaría para hacer el reconocimiento del hijo extramatrimonial se procederá a realizarlo mediante escritura pública otorgada por ambos padres, la cual es exenta de derechos notariales.
Para cualquier caso, padres y testigos deben identificarse con su respectiva cédula de ciudadanía y la Notaría dejará fotocopia de dichos documentos de identidad.
Podrán solicitar que se corrijan los errores que consten en los registros civiles, las personas a que ellos se refieren, directamente, o por medio sus representantes o sus herederos
Los errores mecanográficos, ortográficos o aquellos que se establezcan con la simple comparación del documento antecedente o con sola lectura del folio, se corregirán por el Notario mediante apertura uno nuevo donde se consignarán los datos correctos. La corrección de este tipo de errores se deberá solicitar mediante escrito que contenga los siguientes datos: el Notario a quien se dirija, nombres, identificación, domicilio y lugar de nacimiento del(los) interesado(s), identificación del registro cuya corrección se solicita, el objeto de corrección y las razones en que se fundamenta.
Anexos: Copia del civil objeto de la solicitud corrección y los documentos en que se fundamenta la corrección, no se deben aportar si ellos obran en el archivo de la Notaría donde se está tramitando la actuación.
Los errores de naturaleza distinta a los mencionados, deberán corregirse mediante el otorgamiento de escritura pública.
Cuando se va a cambiar el nombre de un menor de edad, los padres deberán comparecer para la firmar de la correspondiente escritura pública.
La escritura deberá ser otorgada en la notaría donde repose el registro civil de nacimiento a corregir, si la persona reside en un círculo notarial diferente podrá realizar la escritura en cualquier Notaría.
Para tramitar sucesiones ante Notaría se requiere de la presentación que haga un abogado titulado (dependiendo de la cuantía) o los interesados, de la solicitud ante el Notario, la cual debe ser acompañada de:
Solicitud.
Diligencia de Inventarios y Avalúos
Trabajo de partición y adjudicación
Copia auténtica del registro de defunción del causante.
Copia auténtica del registro de nacimiento de los herederos.
Copia auténtica del registro de matrimonio del causante si fuese casado, de lo contrario si tuviera unión libre aportar la correspondiente Declaración de unión marital, sino la tuviere éste será un proceso aparte en donde los interesados deberán solicitar ante juzgado la declaración de la unión marital de hecho.
Copias de las escrituras públicas de los inmuebles propiedad del causante o en general los títulos que demuestren la propiedad del causante con los bienes.
Certificado de tradición y libertad de los inmuebles.
Comprobantes fiscales (impuesto predial y valorización vigentes).
Copia de la tarjeta de propiedad y el impuesto cuando se trate de vehículos.
Una vez estudiados los anteriores documentos y la solicitud se ajusta a derecho y cumple con todos los requisitos, el Notario elabora un acta de aceptación para el inicio de la sucesión.
En el mismo acto se adelanta lo siguiente:
Se elabora el edicto emplazatorio que se fija por un término de diez (10) días en la secretaria de la Notaría, copia del mismo puede ser entregado a los interesados para que hagan la publicación por una sola vez en prensa y radio.
Se informa a la Secretaria de Hacienda del Distrito sobre la iniciación de la sucesión, anexando copia de la diligencia de inventarios y avalúos, para que ellos se encarguen de hacer la investigación si el causante tiene deudas pendientes.
Lo mismo se le informa a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-. Estas entidades tienen un término de veinte (20) días hábiles para comunicarle al Notario si se han cancelado las deudas o si se deben cancelar.
Una vez canceladas se expide paz y salvo para que el trámite continúe en la Notaría. Con los respectivos paz y salvos de la Secretaria de Hacienda, DIAN, la publicación del edicto en radio y prensa y los comprobantes fiscales (Impuesto predial y valorización vigentes), el Notario autoriza la solemnización de la sucesión, la cual es firmada por el apoderado de los interesados o por los mismo según sea el caso.
Aportar la minuta correspondiente de acta de constitución de la sociedad que contenga los elementos esenciales del contrato que exigen por la legislación comercial, de acuerdo con el tipo de sociedad que se pretenda constituir.
S.A.S.: Se deberá constituir por escritura pública (obligatoriamente) cuando incluyan bienes inmuebles o cuando se constituyan comercializadoras internacionales.
Sociedad en Comandita (simple o por acciones): se puede otorgar por el socio gestor, nombrando y suministrando los datos completos de los socios comanditarios o podrá ser suscrita por todos los socios.
Certificado de existencia y representación legal expedido por Cámara de Comercio del domicilio social.
Acta de la Junta de socios o de la Asamblea General de Accionistas, donde conste que se aprueba la reforma, citando el artículo de los estatutos sociales que se modifica.
Certificado de existencia y representación legal expedido por Cámara de Comercio del domicilio social.
Si se trata de fusión, escisión o transformación, se deberá anexar además:
El permiso para en los casos en que, de acuerdo con las normas sobre prácticas comerciales restrictivas, fuere necesario
El acta o actas en que conste la aprobación del acuerdo de escisión, fusión, transformación.
La autorización por parte de la entidad de vigilancia en caso de que en ella participen una o más sociedades sujetas a tal vigilancia.
Los estados financieros certificados y dictaminados, de cada una de las sociedades participantes
Escritura de tradición o título de tradición, es decir, el documento mediante el cual el ahora vendedor adquirió el inmueble.
Pago de impuesto predial para inmuebles de Bogotá o ciudades capitales, para municipios debe aporta el paz y salvo de impuesto predial.
Paz y salvo del IDU para inmuebles de Bogotá o ciudades capitales y para municipios debe aportar el paz y salvo por valorización municipal o constancia que el predio no está gravado.
Cuando se trate del Departamento del Meta o Valle del Cauca deberá aportar paz y salvo de valorización departamental.
Paz y salvo de administración cuando el inmueble este sometido a propiedad horizontal.
Cédulas de ciudadanía o documento de identificación de las partes.
Certificado existencia y representación legal, cuando se trate de personas jurídicas
y acta de junta o asamblea de socios si el representante legal no está facultado
estatutariamente para realizar tal acto
Escritura de tradición o título de tradición, es decir, el documento mediante el cual el ahora hipotecante adquirió el inmueble.
Pago de impuesto predial para inmuebles de Bogotá o ciudades capitales, para municipios debe aportar el paz y salvo de impuesto predial.
Paz y salvo del IDU para inmuebles de Bogotá o ciudades capitales y para municipios debe aportar el paz y salvo por valorización municipal o constancia que el predio no está gravado.
Cédulas de ciudadanía o documento de identificación de las partes.
Cuando se trate del Departamento del Meta o Valle del Cauca deberá aportar paz y salvo de valorización departamental.
Certificado existencia y representación legal, cuando se trate de personas jurídicas y acta de junta o asamblea de socios si el representante legal no está facultado estatutariamente para realizar tal acto.
Cuando la hipoteca es abierta, debe aportar la carta de aprobación de crédito que expide el acreedor hipotecario.
Se deberá anexar copia de la escritura de constitución del gravamen hipotecario, a efecto de colocarle la respectiva nota de cancelación
Si quien cancela la hipoteca es una persona jurídica, deberá anexar el certificado de existencia y representación legal.
En el evento de ser un cesionario del crédito deberá aportar la nota de cesión del crédito hipotecario.
Cuando los constituyentes no tienen hijos menores de edad:
Se debe aportar el certificado de libertad y tradición con fecha de
expedición reciente (máximo 30 días) y la copia de la escritura pública por
medio de la cual se constituyó el patrimonio.
En caso de existir una hipoteca vigente sobre el inmueble se deberá
aportar carta del Acreedor donde conste que autoriza o no se opone a la
cancelación del patrimonio de familia inembargable.
Copias auténticas de los registros civiles de los hijos mayores de edad
Cédulas de ciudadanía o documento de identificación de las partes.
Copia auténtica de los Registros civiles de nacimiento de los contrayentes con fecha
de expedición no mayor a tres (03) meses en los que se enuncie que es válido para
contraer matrimonio, los documentos deben contener además las notas marginales de
cesación de efectos civiles del matrimonio católico o de divorcio de matrimonio
civil y de disolución y liquidación de la sociedad conyugal, en caso de no tener la
nota correspondiente sobre la liquidación de sociedad conyugal deberá aportar la
escritura pública de liquidación.
Fotocopia de las cédulas de ciudadanía de cada uno de los futuros contrayentes.
Copia auténtica del Registro civil del matrimonio anterior con las notas marginales
de cesación de efectos civiles del matrimonio católiconotas marginales de cesación
de efectos civiles del matrimonio católico o de divorcio de matrimonio civil y de
disolución y liquidación de la sociedad conyugal, en caso de no tener la nota
correspondiente sobre la liquidación de sociedad conyugal deberá aportar la
escritura pública de liquidación.
Escritura pública de inventario solemne de bienes o la declaración extrajuicio de
inexistencia de bienes, según corresponda, vigente, es decir, con fecha de
otorgamiento igual o menor de seis (06) meses, con sus respectivos anexos.
Copia auténtica de los Registros civiles de nacimiento y certificado original de
soltería que no tengan más de tres (03) meses de expedición, otorgados con las
formalidades del lugar de donde provengan. Si se trata de países con idioma
diferente al español, estos documentos deberán presentarse con su correspondiente
traducción oficial y debidamente apostillados.
Fotocopia del pasaporte y/o cédula de extranjería.
Copia auténtica de los Registros civiles de nacimiento y certificado original de
soltería y/o del certificado que acredite su estado civil actual de divorciado, con
fecha de expedición no mayor de tres (03) meses, otorgados con las formalidades del
lugar de donde provengan. Si se trata de países con idioma diferente al español,
estos documentos deberán presentarse con su correspondiente traducción oficial y
debidamente apostillados.
Fotocopia del pasaporte y/o cédula de extranjería.
Registro civil de nacimiento del menor.
Cédulas de sus padres.
Advertencia: Las copias auténticas de la escritura pública de permiso de salida del país deben presentarse con nota de vigencia (actualizada) ante las Autoridades Migratorias al momento de salida del menor de edad.
Cédula de ciudadanía del otorgante (poderdante) y del apoderado.
Certificado de existencia y representación legal cuando quien otorga el poder sea persona jurídica.
Poder el cual deberá contener datos completos de los contrayentes: nombres, apellidos, nombre de sus padres, domicilio, dirección de residencia, ocupación u oficio, rito por el que se contraerá matrimonio (civil).
Copia auténtica de los Registros civiles de nacimiento de los contrayentes con fecha de expedición no mayor a tres (03) meses y en los que se enuncie que es válido para contraer matrimonio.
Fotocopia de las cédulas de ciudadanía de cada uno de los futuros contrayentes.
Copia auténtica de los Registros civiles de nacimiento de los contrayentes con fecha de expedición no mayor a tres (03) meses y en los que se enuncie que es válido para contraer matrimonio.
Fotocopia de las cédulas de ciudadanía de cada uno de los futuros contrayentes.
Escritura pública de inventario solemne de bienes o la declaración extrajuicio de inexistencia de bienes, según corresponda, vigente, es decir, con fecha de otorgamiento igual o menor de seis (06) meses, con sus respectivos anexos.
Copia auténtica de los Registros civiles de nacimiento de los contrayentes con fecha de expedición no mayor a tres (03) meses y en los que se enuncie que es válido para contraer matrimonio.
Fotocopia de las cédulas de ciudadanía de cada uno de los futuros contrayentes.
Copia Autentica del Registro civil de nacimiento de los hijos comunes sin importar su edad, con el objeto de que sean legitimados por el matrimonio
Copia auténtica de los Registros civiles de nacimiento de los contrayentes con fecha de expedición no mayor a tres (03) meses en los que se enuncie que es válido para contraer matrimonio, los documentos deben contener además las notas marginales de cesación de efectos civiles del matrimonio católico o de divorcio de matrimonio civil y de disolución y liquidación de la sociedad conyugal.
Fotocopia de las cédulas de ciudadanía de cada uno de los futuros contrayentes.
Copia auténtica del Registro civil del matrimonio anterior con las notas marginales de cesación de efectos civiles del matrimonio católiconotas marginales de cesación de efectos civiles del matrimonio católico o de divorcio de matrimonio civil y de disolución y liquidación de la sociedad conyugal, en caso de no tener la nota correspondiente sobre la liquidación de sociedad conyugal deberá aportar la escritura pública de liquidación.
Copia auténtica de los Registros civiles de nacimiento de los contrayentes con fecha de expedición no mayor a tres (03) meses en los que se enuncie que es válido para contraer matrimonio, los documentos deben contener además las notas marginales de cesación de efectos civiles del matrimonio católico o de divorcio de matrimonio civil y de disolución y liquidación de la sociedad conyugal, en caso de no tener la nota correspondiente sobre la liquidación de sociedad conyugal deberá aportar la escritura pública de liquidación.
Fotocopia de las cédulas de ciudadanía de cada uno de los futuros contrayentes.
Copia auténtica del Registro civil del matrimonio anterior con las notas marginales de cesación de efectos civiles del matrimonio católiconotas marginales de cesación de efectos civiles del matrimonio católico o de divorcio de matrimonio civil y de disolución y liquidación de la sociedad conyugal, en caso de no tener la nota correspondiente sobre la liquidación de sociedad conyugal deberá aportar la escritura pública de liquidación.
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Escritura pública de inventario solemne de bienes o la declaración extrajuicio de inexistencia de bienes, según corresponda, vigente, es decir, con fecha de otorgamiento igual o menor de seis (06) meses, con sus respectivos anexos.
Copia auténtica de los Registros civiles de nacimiento y certificado original de soltería que no tengan más de tres (03) meses de expedición, otorgados con las formalidades del lugar de donde provengan. Si se trata de países con idioma diferente al español, estos documentos deberán presentarse con su correspondiente traducción oficial y debidamente apostillados.
Fotocopia del pasaporte y/o cédula de extranjería.
Copia auténtica de los Registros civiles de nacimiento y certificado original de soltería y/o del certificado que acredite su estado civil actual de divorciado, con fecha de expedición no mayor de tres (03) meses, otorgados con las formalidades del lugar de donde provengan. Si se trata de países con idioma diferente al español, estos documentos deberán presentarse con su correspondiente traducción oficial y debidamente apostillados.
Fotocopia del pasaporte y/o cédula de extranjería.
Observaciones: en cualquiera de los casos anteriores si uno de los contrayentes no está en Colombia o en el círculo notarial, su apoderado podrá presentar la solicitud de matrimonio, siempre que suministre ante el Despacho Notarial: poder especial otorgado ante Notario o Consulado, en el que autorice al otro contrayente o a un tercero para que presente la solicitud de matrimonio en su nombre y representación; el cual debe venir autenticado ante el Consulado, traducido por traductor oficial y apostillado.
Registro civil de matrimonio.
Cédulas de ciudadanía de los cónyuges.
Escritura de tradición o título de tradición, es decir, el documento mediante el cual se adquirió el inmueble.
Comprobantes fiscales de los inmuebles (si existen bienes inmuebles relacionados en la liquidación de sociedad conyugal).
Otro tipo de bienes a relacionar: liquidación del impuesto y copia de la tarjeta de propiedad de los vehículos, certificación de la sociedad donde figure propiedad accionaria sencilla o que cotiza en bolsa, para efectos de liquidación de derechos notariales.
Si hay pasivos, se deberá adjuntar el documento o documentos auténticos que sirvan de soporte al pasivo declarado.
Solicitud suscrita por los interesados donde se indique: designación del notario a quien se dirija, nombres, identificación, edad, domicilio y residencia de los interesados; la manifestación de común acuerdo de la existencia de la unión marital de hecho.
Documentación anexa: Copia auténtica de los registros civiles de nacimiento de los interesados, en el evento que los solicitantes tengan hijos menores que no sean de la pareja deben adjuntar inventario solemne de bienes de los menores y de los hijos mayores incapaces. Si los hijos son de la misma unión no será necesario presentar inventario solemne de bienes, pero si los registros civiles de nacimiento de estos.
Cédulas de sus padres.
NOTA: El trámite de la declaración de unión marital de hecho y la consecuente sociedad patrimonial se podrán realizar en un mismo acto escriturario e incoarse en una misma solicitud siempre que se cumpla con la exigencia de el tiempo de convivencia mayor a dos (02) años.
Cédulas de ciudadanía de los cónyuges.
Comprobantes fiscales de los inmuebles (si existen bienes inmuebles relacionados en la liquidación).
Copia de la providencia judicial, escritura pública o acta de conciliación en la que conste la existencia de la unión marital y de la sociedad patrimonial de hecho Cédulas de ciudadanía de los cónyuges
Escritura de tradición o título de tradición, es decir, el documento mediante el cual se adquirió los inmuebles.
Comprobantes fiscales de los inmuebles
Inventario y avalúo de los bienes y relación del pasivo de la sociedad patrimonial o manifestación de su inexistencia.
liquidación del impuesto y copia de la tarjeta de propiedad de los vehículos certificación de la sociedad donde figure propiedad accionaria sencilla o que cotiza en bolsa, para efectos de liquidación de derechos notariales.
Si hay pasivos, se deberá adjuntar el documento o documentos auténticos que sirvan de soporte al pasivo declarado.
Solicitud suscrita por el apoderado de los interesados que deberá ser un abogado titulado y en ejercicio donde se indique: designación del notario a quien se dirija, nombres, identificación, edad, domicilio y residencia de los interesados.
Documentación anexa
Copia de la providencia judicial, escritura pública o acta de conciliación en la que conste la existencia de la unión marital, cuando en la solicitud no se pida su declaración
El poder debidamente otorgado, incluyendo expresamente, si así lo deciden, la facultad para firmar la Escritura Pública correspondiente.
El acuerdo suscrito por los compañeros permanentes con la manifestación de voluntad de cesar los efectos civiles de la unión marital de hecho que además contendrá disposiciones sobre el cumplimiento de las obligaciones alimentarias entre ellos, si es el caso. Si se hubiere constituido, el estado en que se encuentra la sociedad patrimonial. Si hubiere hijos menores de edad se informará sobre su existencia y el acuerdo también comprenderá el régimen de custodia y cuidado personal de los menores, alimentos y régimen de visitas con la periodicidad de las mismas y demás exigencias de ley para el caso.
Solicitud suscrita por los padres del menor o los guardadores según sea el caso y que contenga: designación del notario a quien se dirija, nombres, apellidos, identificación, edad, nacionalidad, domicilio y residencia de los solicitantes, nombres, apellidos, edad , domicilio, residencia del menor o del mayor incapaz, cédula de ciudadanía de este último, fecha y lugar de nacimiento, número del registro civil de nacimiento y número de la tarjeta de identidad, si fuere mayor de 7 y menor de 18 años; lo que se pretende, identificando el bien o los bienes objeto de la enajenación, con precisión y claridad, y si se trata de bienes inmuebles identificándolos por su ubicación, dirección, número de matrícula inmobiliaria y cédula catastral los, los demás bienes se determinarán por su cantidad, calidad, peso o medida, mencionando su valor estimado. Las razones por las cuales se justifica la necesidad de enajenar el bien o los bienes o una cuota parte los mismos.
Documentación anexa: Copia auténtica del Registro civil de nacimiento del(os) menor(es), copia de la providencia mediante la cual el juez competente designó al guardador – curador, con constancia de su ejecutoria, de la debida posesión de aquel y de su vigencia, si hay bienes inmuebles, el certificado de libertad y tradición con fecha de expedición reciente y la factura y/o paz y salvo de impuesto predial para verificación del valor catastral declarado.
Advertencias: 1. La solicitud se debe presentar ante el Notario del domicilio del incapaz, 2. La autorización para enajenación de bienes de los incapaces tendrá una vigencia de 6 meses. 3. Si lel(los) menor(es) y/o mayor incapaz es hijo de la misma pareja que pretende casarse o declarar la unión, no se deberá surtir este trámite.
Solicitud escrita donde se indique el Notario a quien se dirija, nombres, identificación, edad, domicilio y lugar de nacimiento de los interesados; relación de los bienes del menor y/o mayor incapaz que estén siendo administrados con indicación de los mismos y lo que se pretende, identificando el bien o los bienes con claridad, si se trata de bienes inmuebles identificándolos por su ubicación, dirección, número de matrícula inmobiliaria y cédula catastral, mencionando su valor catastral, los demás bienes se determinarán por su cantidad, calidad, peso o medida, mencionando su valor estimado. Si no existen bienes en cabeza del menor y/o mayor incapaz, indicar tal circunstancia, caso en el cual, el curador nombrado sólo deberá realizar una declaración extrajuicio en tal sentido.
Anexos: Copia auténtica del Registro civil de nacimiento del(os) menor(es) y/o mayor incapaz. Si corresponde, aportar los documentos para acreditar el derecho de dominio de los menores o mayores incapaces sobre los bienes relacionados.
Advertencias: