La Notaría 20 de Bogotá, en aras de dar cumplimiento a las disposiciones de la ley 1581 de 2015, y sus decretos reglamentarios, implementa la presente política de tratamiento de datos personales registrados en cualquier base de datos de la Notaría. Se propende por dar cumplimiento a dicha ley que desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma
Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. En los casos de otorgamiento de escrituras públicas y expedición de registro civil, no se requiere esa autorización.
Base de Datos: Es el conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
Dato personal: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables
Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento
Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos
Titular: Es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Aviso de privacidad. Es la comunicación – que podrá ser verbal, visual o escrita – dirigida al titular donde se le informa de la existencia de políticas, procedimientos y finalidades para el tratamiento de sus datos personales.
Dato público: Es toda la información de las personas que por definición constitucional, legal o reglamentaria es de naturaleza pública y, por tanto, puede ser consultada y entregada a cualquier persona. Para su recolección y tratamiento no es necesaria la autorización del titular de la información. Tal es el caso de las escrituras públicas.
Dato sensible. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, fas convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Principio de legalidad. El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley 1581 de 2015 y en las demás disposiciones que la desarrollan.
Principio de finalidad. El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad. El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
Principio de veracidad o calidad. La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
Principio de transparencia. En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
Principio de acceso y circulación restringida. El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 de 2015 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en dicha ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
Principio de seguridad. La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Principio de legalidad. El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley 1581 de 2015 y en las demás disposiciones que la desarrollan.
Principio de finalidad. El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad. El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
Principio de veracidad o calidad. La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento dé datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
Principio de transparencia. En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
Principio de acceso y circulación restringida. El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 de 2015 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en dicha ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
Principio de seguridad. La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento
Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos
Titular: Es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Aviso de privacidad. Es la comunicación – que podrá ser verbal, visual o escrita – dirigida al titular donde se le informa de la existencia de políticas, procedimientos y finalidades para el tratamiento de sus datos personales.
Dato público: Es toda la información de las personas que por definición constitucional, legal o reglamentaria es de naturaleza pública y, por tanto, puede ser consultada y entregada a cualquier persona. Para su recolección y tratamiento no es necesaria la autorización del titular de la información. Tal es el caso de las escrituras públicas.
Dato sensible. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. ley 1581 de 2015, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
c) Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Estos derechos podrán ser ejercidos por:
– El titular, acreditando su identidad.
– Los causahabientes acreditados del titular.
– El representante y/ o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:
a. Responder y respetar el interés superior de los menores.
b. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
Es deber del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacidad a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás. TRATAMIENTO Y FINES DE LOS DATOS PERSONALES
La Constitución Política de Colombia instituye la función notarial como un servicio público en la modalidad de descentralización por colaboración. Implica el ejercicio de la fe notarial. Como en el ejercicio de la función notarial se obtiene información solicitada, suministrada, reportada, utilizada, transmitida, relacionada con datos personales, el tratamiento y fines de esa información, guarda relación, exclusivamente, con los siguientes temas:
1. Cumplimiento de un deber legal y reglamentario.
2. Realización de procesos de selección y capacitación de recurso humano.
3. Para fines legales.
4. Adopción de medidas de control y supervisión sobre empleados.
5. Adopción de medidas de seguridad para empleados, usuarios e instalaciones.
6. Gestión de trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
7. Facilitar relaciones de información con usuarios.
El tratamiento que se da a los datos personales en la Notaría 9 de Bogotá, no puede tener ninguna connotación comercial.
DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
a. Garantizar el ejercicio de los derechos que le asisten al titular de datos personales.
b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
c. Informar a los usuarios sobre la finalidad de la recolección de datos.
d. Mantener la debida reserva sobre la información que conozca en el ejercicio de sus funciones
e. Utilizar los datos personales, exclusivamente, para los fines dispuestos en el presente documento.
f. Conservar la información con la debida seguridad para evitar su uso indebido
g. Procurar que la información que se suministra sea veraz y completa
h. Actualizar la información
i. Rectificar la información cuando sea incorrecta e informar sobre la misma al titular
j. Capacitar a los empleados sobre la confidencialidad de la información sobre datos personales
k. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
L. Tramitar y resolver consultas, peticiones y quejas oportunamente. Impedir el suministro de información autorizadas.
