Los funcionarios y empleados de la NOTARIA 20 de Bogotá, en cada uno de los procedimientos y trámites, deben basar su labor en el Estatuto Notarial, y demás leyes, decretos, Circulares e instrucciones que rigen la actividad y función Notarial.
No podrán variar los procedimientos formalizados al interior de la Notaría.
Deben prestar sus servicios y conocimientos en pro del servicio Notarial, teniendo en cuenta las principales políticas y principios de nuestra función: igualdad, eficiencia, economía, celeridad, trasparencia, legalidad, imparcialidad, buena fe, publicidad, seguridad jurídica.
Deben propender por la correcta presentación de los documentos tanto en la forma como en su contenido.
Todos los empleados deben servir de apoyo en las diferentes dependencias de la Notaria, para lo cual deben conocer las funciones que se desempeñan en otras áreas y, por tanto, el presente manual debe ser guía y criterio orientador. No existe exclusividad en las funciones y tareas a cargo, de forma tal que cualquier empleado puede ser destinado a cumplir cualquier otra función.
Deben brindar un trato amable y respetuoso a los usuarios del servicio Notarial, orientándolo en todo lo que sea pertinente para la satisfacción de sus requerimientos y necesidades Notariales.
Los adultos mayores y las personas con limitaciones o discapacidades físicas o síquicas, recibirán la atención de manera prioritaria o preferencial.
Los procesos de identificación de los usuarios deberán realizarse mediante IDENTIFICACION BIOMETRICA, salvo las excepciones que más adelante se detallan.
Todos los empleados deben conocer el SISTEMA PARA LA PREVENCION Y CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACION DEL TERRORISMO, SIPLAFT de la NOTARIA 20 de Bogotá y aplicarlo en lo que fuere pertinente.
Con el Sistema de IDENTIFICACIÓN BIOMÉTRICA, se pretende evitar todo tipo de fraudes y suplantaciones en los trámites notariales, imprimiéndose la mayor seguridad en la identificación de los comparecientes. Este proceso implica acceder, en tiempo real, a la base de datos de la Registraduría, para cotejar en fracciones de segundo las huellas dactilares de esa base con las huellas impuestas por el usuario en la diligencia o trámite notarial.
Todos los procesos de identificación en la Notaría deben realizarse mediante IDENTIFICACIÓN BIOMÉTRICA.
Existen tres (3) sistemas y programas de Identificación Biométrica en la Notaria, dos (2) en el área de autenticaciones y uno (1) en sala para la identificación en el otorgamiento de escrituras.
2.1. Procedimiento.
En el área de autenticaciones, se procederá así:
– Se solicita al usuario el documento de identidad para que, con el lector del código de barras, se obtenga la información general del compareciente.
– Se solicitará al usuario información sobre el documento respecto del cual se hace la diligencia notarial (poder, reconocimiento de firma, promesa de compraventa, etc.), para que se seleccione el, tipo de acta, conforme con los formatos del sistema de IDENTIFICACION BIOMETRICA.
– Se solicita que el usuario imparta autorización para el trámite de identificación biométrica. – Se toman huellas dactilares del usuario
– Se hace cotejo de las huellas con la Registraduría
– Se toma fotografía al usuario – Se toma firma del usuario en pantalla digital – Firma digital del Notario, si el cotejo es positivo
Cuando se realice el procedimiento en Sala para la identificación de los comparecientes para la Firma de una escritura, se procederá de la siguiente manera:
– Se solicitará el documento de identificación para que, con el lector del código de barras, se obtenga la información general del compareciente.
– Se solicita que el usuario imparta autorización para el trámite de identificación biométrica.
– Se toman huellas dactilares del usuario
– Se hace cotejo de las huellas con la Registraduría – Se toma fotografía al usuario
– Se toma firma del usuario en pantalla digital – Firma digital del Notario, si el cotejo es positivo
2.2. Excepciones.
En el evento que por fallas eléctricas, del propio sistema, falla en internet o por cualquier otra causa, no puede usarse el sistema de IDENTIFICACIÓN BIOMÉTRICA, se acudirá a los procedimientos preexistentes de identificación dejando el acta que corresponda (con stiker o sello húmedo). Igualmente se acudirá al modelo de sello cuando se trate de firmas o diligencias realizadas fuera de la sede notarial. También cuando las huellas del usuario, por desgaste, edad, dermatitis u otra causa, no alcancen a ser leídas por el sistema biométrico.
Cuando en el proceso de cotejo, habiendo sido las huellas suficientes para el mismo, arroja un resultado NEGATIVO, se genera una alerta de posible fraude o suplantación y se comunicará inmediatamente al Notario tal situación. Excepcionalmente, el Notario podrá autorizar el acto, valorando las particularidades de cada situación, pero ningún empleado, por su cuenta, podrá dar visto bueno a un trámite cuando media esa alerta negativa de identificación.
3.1. Generalidades de la V.U.R.
La V.U.R. es un proyecto estratégico liderado por la Superintendencia de Notariado y Registro. Busca reducir los trámites, plazos, costos y requisitos para formalizar la propiedad inmueble; fomenta la formalidad y el cumplimiento de las obligaciones necesarias del ciudadano frente a las transacciones sobre inmuebles; articula a las entidades públicas y privadas relacionadas con el registro de la propiedad inmueble en torno a un proceso eficiente y expedito; logra la prestación de un servicio de excelencia a la ciudadanía; garantiza la transparencia y evita riesgos de fraude; mejora los procesos de información e induce a una cultura de legalidad en torno a la propiedad inmueble y acerca las gestiones asociadas al registro inmueble ante la ciudadanía a partir de los canales de atención y mejoramiento de la calidad del servicio.
A través de la Ventanilla Única de Registro, VUR, los usuarios pueden consultar gratuitamente los datos básicos del predio; verificar la oficina de instrumentos públicos a la que corresponde el trámite; constatar si existe algún antecedente que impida comprar o vender el inmueble e, inclusive, conocer anticipadamente los costos de los trámites de la compraventa (Notaria, Beneficencia y Oficina de Registro de Instrumentos Públicos). Adicionalmente, podemos consultar, en tiempo real, el llamado certificado de libertad del inmueble y verificar si el predio se encuentra al día en los pagos de impuesto predial y valorización. Igualmente, a través del VUR se obtiene el llamado Estado de Cuenta para la Transferencia de Predios del Distrito Capital. También puede hacerse el registro provisional (art. 33 Decreto 1250 de 1970) de la transacción para garantizar el derecho de preferencia. Además, como la VUR permite que la Notaría consulte, en tiempo real, los certificados de tradición, pueden evitarse muchos fraudes, pues puede generarse una alerta sobre la existencia de un trámite en curso de registro que puede afectar la transacción.
3.2 Procedimiento.
Las claves operativas del VUR solamente serán conocidas y manejadas por el Notario, la Secretaria General, el asesor o asesora responsable del VUR, el Coordinador Técnico o Abogado autorizado, aunque todos los servidores de la Notaría 20 deben saber y pueden operar información que se requiere para atender las necesidades de los usuarios.
En todos los trámites que impliquen transferencia de bien inmueble de Bogotá, una vez se haga la radicación de la solicitud, quien la reciba debe reportar al responsable VUR los datos pertinentes para obtener el Estado de Cuenta para la Transferencia de Predios.
No pueden realizarse consultas al VUR para asuntos particulares, ajenos a la función notarial. Todas las consultas deben ser con ocasión de trámites notariales y no tienen, para el usuario, ningún costo.
4.1 Generalidades de la REL.
La radicación electrónica es un nuevo servicio de la VUR, su prueba piloto inició a finales de abril de 2019 en las notarías de Bogotá. Gracias a éste las personas ya no deben ir a la Oficina de Registro para radicar la escritura, ahora es la notaría la que lo hace de manera electrónica.
4.2. Procedimiento.
Una vez otorgada la escritura pública que corresponda a actos sometidos a registro, el funcionario autorizado por el notario, a petición de cualquiera de los interesados o de manera oficiosa, podrá radicarlo en el sistema de información de registro o sistema adoptado para tal fin, remitiendo vía electrónica a la oficina de registro la copia del documento o título digitalizado con firma digital, así como los soportes documentales del cumplimiento del pago de los impuestos y derechos establecidos en la ley y decretos reglamentarios
El funcionario debe digitalizar la escritura en la página de la gobernación de Cundinamarca www.gevir.com.gov.
El funcionario debe constatar en el sistema que el usuario responsable de la escritura haya dejado como depósito el valor total de dichos impuestos y cuando esté aprobada tanto la preliquidación en plataforma REL y la del impuesto de registro (gevir), se debe pasar al pagador para realizar el tránmite.
Una vez realizado el pago de los derechos de registro, el pagador entregará la escritura con sus soportes de pago al Asesor VUR, para que se siga con el trámite que es:
a). verificar número de turno correspondiente en registro.
b). Entregar 2ª copia al Asesor responsable de esa escritura si es el caso.
c). Archivar las escrituras que están ingresadas a registro.
d). Realizar seguimiento para constatar inscripción o alguna nota devolutiva.
e). Si hay constancia de inscripción, la escritura se debe entregar al funcionario o funcionaria responsable del punto de información para llamar al usuario.
d). Si hay una nota devolutiva, primero se debe evaluar de qué trata y dependiendo de, se le entrega a quien corresponda para su respectiva gestión
La NOTARIA 20 de Bogotá implementó y adoptó en el año 2019, un Sistema para la Prevención y Control del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo, SIPLAFT, cuyo contenido queda incorporado al Manual de funciones y procedimientos de la Notaría, así:
5.1. Introducción
Corresponde a la NOTARIA 20 de Bogotá diseñar e implementar el Sistema para la Prevención y Control del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo SIPLAFT, de acuerdo con los criterios y parámetros exigidos en la Guía para la Prevención y Control del Lavado de Activos en el Sector Notarial, expedida por la Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF y la Circular 1536 del 17 de septiembre de 2013 del señor Superintendente de Notariado y Registro.
El propósito de este Manual es diseñar y poner en marcha prácticas de prevención, políticas, procedimientos, herramientas y controles permanentes, con el fin de reducir la posibilidad de que las Escrituras Públicas sean utilizadas para dar apariencia de legalidad a actividades de lavado de activos o para financiar el terrorismo. El Sistema permite identificar señales de alerta, precisadas en la Guía para la Prevención y Control del Lavado de Activos en el Sector Notarial y establece metodologías claras y aplicables, contando con la participación activa de los empleados vinculados a la Notaría, para quienes será un imperativo cumplir con lo dispuesto en el presente Manual.
De esta manera, se contribuye con el cumplimiento de tos objetivos que se ha trazado el Estado Colombiano en la materia.
5.2. Objetivo General
Diseñar, aprobar e implementar políticas para la prevención y control del lavado de activos y financiación del Terrorismo (LA/FT), para lo cual se adoptan procedimientos y herramientas y controles
5.3. Objetivo Especifico
Velar por la implementación, sostenibilidad, lineamientos y políticas desarrolladas en el SIPLAFT, consolidando al interior de la Notaría un componente ético de reglas, procedimientos y controles para la prevención LA/FT.
5.4. Marco Normativo
Recomendaciones internacionales sobre LA/FT
La Convención de las Naciones Unidas contra el Tráfico Ilícito de Estupefacientes del año 1988 y el Convenio Internacional de las Naciones Unidas para la Represión de la Financiación del Terrorismo del año 2000, determinaron la importancia y necesidad de adoptar medidas y utilizar herramientas efectivas que permitan minimizar y eliminar las prácticas relacionadas con el lavado de activos y la Financiación del terrorismo.
A su vez, el Grupo de Acción Financiera Internacional —GAFI-, diseñó cuarenta (40) recomendaciones para prevenir el lavado de activos, las cuales fueron actualizadas en el año 2012 en cooperación con los Organismos Regionales estilo GAFI, y los organismos observadores, incluyendo el Fondo Monetario Internacional, el Banco Mundial y las Naciones Unidas. Las revisiones contemplan nuevas amenazas emergentes, clarifican y fortalecen muchas de las obligaciones existentes, manteniendo la estabilidad necesaria y el rigor de las Recomendaciones. Así mismo, en esta actualización, ratificó al notariado dentro de las recomendaciones 22, 28, 29 y 34 del GAFI como un sector vulnerable para el lavado de activos y la financiación del terrorismo, debido a que, como funcionarios delegados por el Estado, damos buena fe de la transparencia de las transacciones jurídicas que ante nosotros se celebran.
En este escenario, los Notarios hemos adquirido singular importancia que nos obliga a adoptar las previsiones que sean necesarias para analizar adecuadamente la información de los usuarios y reportar, si fuere el caso, operaciones sospechosas a la UIAF y los demás reportes que nos sean exigidos.
Normas Nacionales
Artículo 10 de la Ley 526 de 1999; artículo 20 del Decreto 1497 de 2002; Ley 1121 de 2006; articulo 10 de la Ley 588 de 2000, que señala que el Notariado es un servicio público que se presta por los notarios e implica el ejercicio de la fe pública notaria; Guía para la Prevención y Control del Lavado de Activos en el Sector Notarial, expedida por la Unidad de Información y Análisis Financiero-UIAF, con el apoyo de la Superintendencia y de delegados de los Notarios y Circular 1536 del 17 de septiembre de 2013, expedida por el señor Superintendente de Notariado y Registro.
5.5. Políticas
GAFI (Grupo de acción Financiera Internacional) Organismo intergubernamental cuyo propósito es elaborar y promover medidas para combatir el lavado de activos RODOLFO GALVIS BLANCO
La NOTARIA 20 de Bogotá, asume la responsabilidad moral y legal de implementar, como lo hace a través del presente Manual, un Sistema para la prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo LA/Fr, de conformidad con los compromisos internacionales asumidos por el Estado colombiano y materializados a través de instrucciones impartidas a los Notarios por la Unidad de Información de Análisis Financiero, UIAF, y la Superintendencia de Notariado y Registro.
Se entienden incorporados al presente manual, la Guía para la Prevención y Control del Lavado de Activos en el Sector Notarial, expedida por la UAF y la Circular 1536 del 17 de septiembre de 2013, expedida por el señor Superintendente de Notariado y Registro y el SIREL, Sistema de Reporte en Línea, en ambiente web, desarrollado por la UIAF como mecanismo principal para recibir los reportes de información, cuya implementación será a partir del 10 de enero de 2014.
La razón de ser del Sistema que implementa la NOTARIA 20 de Bogotá es, básicamente, prevenir el LA/Fr.
La palabra «prevenir», en su concepto y definición más elemental es lograr que un perjuicio eventual no se concrete. Pero la prevención acá opera de manera diferente. La prevención no se traduce en evitar que suceda el evento de LA/FT. La prevención de riesgo de LA/FT es concebida como «La implementación de políticas y procedimientos que incluyen mecanismos y controles de información, relacionados con la actividad de LA/P7 con lo cual la gestión notarial genere una disuasión mediata, como prevención general, dirigida a las personas y organizaciones involucradas en estas actividades».
Esa, y no otra, es la función preventiva que realizamos. Si la NOTARIA 20 de Bogotá, apoyada en señales de alerta, detecta y reporta operaciones sospechosas (ROS) y, además, reporta las operaciones notariales (RON) y las adjudicaciones en remate, en los términos y condiciones exigidas por la UIAF y la Superintendencia de Notariado y Registro, enviamos un mensaje a las organizaciones criminales de que, si realizan operaciones de LA/Fr, pueden ser detectadas, por la eficacia y eficiencia de la NOTARIA 20 de Bogotá con sus reportes. Pero debe quedar claro que la Notaría no administra riesgos.
La actividad notarial, según las recomendaciones del GAFI, resulta sensible y vulnerable para el LA/Fr. Conscientes de ello y acatando las instrucciones dadas por la Superintendencia de Notariado y Registro, la NOTARIA 20 de Bogotá implementa este Sistema que permitirá mejorar procesos de debida diligencia (due diliqence) para conocer mejor a nuestros usuarios. Ese conocimiento de nuestro usuario, no implica exigirle, por supuesto, nada más allá de lo que la ley y el reglamento imponen, según la naturaleza del acto jurídico y notarial que se tramita. El conocimiento de los usuarios se ampara, entonces, en una solicitud de información fijada estrictamente en la ley.
El Sistema que implementa la Notaría adopta las señales de alerta que aparecen en la Guía para la Prevención y Control de LA/Fr en el sector Notarial, de la UIAF, y, para mayor ilustración, se precisan los países que son considerados por el Estado Colombiano como paraísos fiscales, según el Decreto 2193 de 2013.
En todo caso, no puede la Notaria denegar la prestación del servicio, amparada en señales de alerta de que el trámite notarial es usado como instrumento de un posible evento de LA/Fr. Nuestro deber, en estos casos, es reportar la actuación como operación sospechosa. Solamente puede rehusarse la prestación del servicio cuando media una causal legal (expresa prohibición y/o convencimiento de que el acto está afectado de nulidad absoluta).
Obviamente que todos los procedimientos que, a través del recurso humano de la Notaria, se lleven a cabo para cumplir con nuestra tarea en el tema de la prevención de LA/FT, estarán amparados por el principio de presunción de buena fe.
Igualmente, en el presente manual se destacan recursos tecnológicos, se designa el oficial de cumplimiento, su suplente y se dan instrucciones de capacitación para el recurso humano de la Notaría. Finalmente, se fijan algunas pautas para controlar la eficacia y eficiencia del Sistema.
5.6. Procedimientos
Señales de alerta
Adóptense en la NOTARIA 20 de Bogotá las siguientes señales de alerta, tomadas, de manera esencial, de la Guía para la Prevención y Control del LA/Fr en el sector Notarial, expedida por la UIAF, señales que deben ser entendidas como situaciones o circunstancias que puedan generar riesgo de LA/FE en los actos jurídicos que se formalizan mediante Escritura Pública, así:
Es de anotar que las señales de alerta no necesariamente imponen, un reporte de operación sospechosa ROS. Simplemente, envían una señal de mayor atención y diligencia para valorar la posibilidad de ese reporte.
Cuando un empleado de la Notaria advierta la existencia de una señal de alerta, debe reportarla, en forma inmediata, al coordinador SIPLAFÍ, para que éste valore la situación y decida si se amerita el reporte ante la UIAF. Ese reporte interno se hace de manera verbal y tiene carácter de confidencia¡ ¡dad. El Coordinador SIPLAFT no debe informarle al empleado si su reporte interno originó un ROS ante la UIAF. Solamente el Notario puede recibir esa información.
Para orientación del recurso humano de la NOTARIA 20 de Bogotá, los países que nuestro Estado considera como paraísos fiscales, según el decreto 2193 de 2013, son los siguientes:
5.7. Procesos de debida diligencia
Los procesos de debida diligencia se traducen en el mejor conocimiento de los usuarios, a través de la información que éstos suministran, en los trámites y actos notariales que se formalizan a través de Escritura Pública. Se reitera que ese conocimiento, no implica exigirle al usuario nada más allá de lo que la ley y el reglamento imponen, según la naturaleza del acto jurídico y notarial que se tramita. El conocimiento de los usuarios se ampara, entonces, en una solicitud de información (ijada estrictamente en la ley.
Información que debe solicitarse
La información que debe solicitarse al usuario y que debe quedar plasmada en la Escritura Pública, es la siguiente:
Para personas naturales (nacionales o extranjeras):
Para personas jurídicas:
Sin perjuicio de la información que se reporte en el texto de la escritura o que aparezca en documentos anexos de la misma, debajo de la firma del otorgante de la Escritura se dejará un espacio en blanco con los datos relacionados con documento de identidad, domicilio, dirección, teléfono, correo electrónico (de tenerlo), estado civil y actividad económica, para que el usuario, de su puño y letra, una vez otorgue la escritura con su firma, llene los espacios correspondientes, delante del empleado de la Notaria encargado de la identificación. El empleado, entonces, procederá a tomarle la huella dactilar del índice derecho. Si el usuario se niega a suministrar alguna información, el empleado responsable, una vez termine esa específica labor, reportará al Coordinador SIPLAFT la novedad, para que éste valore la necesidad de hacer un reporte ROS ante la UIAF,
El funcionario de la Notaria que interviene y coadyuva en el proceso de identificación de los usuarios, debe imponer un sello personal o firma simplificada, como responsable de ese proceso, al frente de la firma del compareciente. Lo anterior, sin perjuicio de los procedimientos actuales de la NOTARIA 20 de Bogotá, que imponen la toma fotográfica del compareciente y la digitalización de la huella dactilar.
En la NOTARIA 20 de Bogotá se implementó un cuadro de control sobre los empleados que intervienen en los diíerentes procesos que dan origen a la Escritura Pública. Para los propósitos de prevención de LA/Fr, se ratifica que las escrituras deben contener ese cuadro de responsabilidades, que da cuenta de los empleados de la Notaría que intervienen en los siguientes pasos o trámites de la Escritura: recepción de solicitud, radicación, digitación del instrumento; visto bueno para la numeración de la Escritura; identificación del compareciente; toma de fotografía y digitalización de huella; revisión legal, liquidación; revisión de anotaciones en sistema de alarmas TESTA, organización y cierre de la Escritura. Ese cuadro, que debe ir en el cuerpo de todas las Escrituras Públicas es el siguiente:
Es de anotar que cualquier empleado de la Notaría, está obligado y a la vez facultado para poner de presente ante el Coordinador SIPLAFT una señal de alerta que advierta.
5.8. Conocimiento de personas expuestas políticamente
Si el empleado de la Notaria advierte que comparecen para el otorgamiento de escrituras personas expuestas políticamente, el conocimiento de esta clase de usuarios deberá ser más estricto, sin que ello implique que a ellos se les solicite información no prevista en la ley. Debe entenderse por personas expuestas políticamente a personas nacionales o extranjeras que por razón de su cargo manejan recursos públicos, o tienen poder de disposición sobre éstos o gozan de reconocimiento público, y efectúan trámites a título privado en la Notaria en su beneficio personal.
Si se tiene noticia informal de que una persona expuesta políticamente tiene o tuvo, además, procesos de índole penal, y la naturaleza del trámite notarial que se surte guarda relación con compra o venta de bienes o de derechos societarios, dicha circunstancia será valorada por el Coordinador SIPLAFT para establecer si se amerita un reporte ROS.
5.9. Conocimiento de trabajadores o empleados.
La Notaría, a través de la Oficina de Personal, debe verificar los antecedentes de quienes hayan sido seleccionados para vincularse y actualizar en lo posible su confiabilidad. En el mes de enero de cada año, esa dependencia consultará, vía Internet, el pasado judicial de todos los empleados y, si encuentra alguna novedad, la reportará al Notario.
5.10. Herramientas tecnológicas.
Para facilitar la identificación de operaciones sospechosas, los empleados de la Notaría, en el área de radicación de escrituras, cuentan con el programa denominado TESTA, a través del cual podemos tener algunas señales de alerta relacionadas con personas secuestradas, con bienes objeto de medidas de protección, lista Clinton, víctimas de desaparición forzada, personas desaparecidas, interdictos, personas impedidas por decisiones judiciales, comprometidos en procesos de sometimiento a ley de justicia y paz, alertas de fraude dadas entre notarios, bienes en proceso de restitución, entre otras.
El Coordinador SIPLAF y el área de radicación de escrituras cuentan con modernos equipos de cómputo y el sistema «Notario» para facilitar los procesos de consulta pertinentes. Por lo demás, la VUR se constituye también en importante herramienta tecnológica para consultar la situación jurídica de los inmuebles.
5.11. Coordinador SIPLAFT y sus funciones.
Desígnese al Coordinador Jurídico, Dr Ramiro Antonio Rodriguez, empleado directo de la NOTARIA 20 de Bogotá como Coordinador SIPLAFT y a la doctora CLAUDIA LUCIA ROJAS BERNAL, Secretaria General y usual Notarla encargada, como su suplente. Estas designaciones serán reportadas a la UIAF.
Al Coordinador STPLAFT le corresponde desempeñar las siguientes funciones:
Estos informes son confidenciales y deben referirse a los siguientes aspectos:
5.12. Reportes ante UIAF.
Los reportes que deben hacerse ante la UIAF son los siguientes: Reportes RON, Reportes ROS, Reportes de adjudicaciones en remate y los Reportes Negativos.
Reportes de operaciones notariales, RON
El Coordinador SIPLAFT, reportará la UIAF, en los términos, condiciones y medios técnicos que establezca la Superintendencia de Notariado y Registro o la UIAF, TODAS las Escrituras públicas que sean otorgadas y autorizadas.
Según la Circular 1536 del 17 de septiembre de 2013 de la Superintendencia, el reporte de las operaciones notariales, se hará de la siguiente manera:
Reporte de operaciones sospechosas, RON
Una vez el coordinador SIPLAFT reciba los reportes internos de los empleados o cuando directa y personalmente se entere de una situación constitutiva de señal de alerta, valorará la actuación y tomará la decisión de hacer o no hacer el reporte de operación sospechosa, ROS, ante la UIAF.
Desde el momento en que consideró que, en efecto, debe reportarse el instrumento como operación sospechosa, el Coordinador SIPLAFT tiene un plazo máximo de ocho (8) días para formalizar y materializar el reporte ante la UJAF.
Ante la UIAF se dará cuenta que la razón de ser del reporte es la adecuación a una señal de alertar sin más comentarios adicionales.
No se hará reporte de operaciones sospechosas, RON, cuando en el trámite de la Escritura intervenga una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera (Bancos, Corporaciones de Ahorro y Vivienda, Fiduciarias, etc.).
Reporte de adjudicaciones en remate
Dentro de los plazos y condiciones establecidas por la UIAF y la Superintendencia de Notariado y Registro, se harán los reportes de las adjudicaciones en remate.
El principal reporte de esta naturaleza es el ROS negativo y se presenta cuando, en un determinado trimestre, no se hizo reporte de operaciones sospechosas.
Para nuestra Notarla, creemos que el RON negativo deviene improcedente, pues resulta casi que imposible que la NOTARIA 20 de Bogotá, en tres meses, no haga una sola escritura.
Por lo demás, cuando no se hacen adjudicaciones en remate no es necesario hacer reporte negativo.
5.13. Capacitación
El Notario NOTARIA 20 de Bogotá, personalmente impartirá, por áreas, una capacitación básica sobre el Sistema a todos los empleados de la Notaría Cualquier persona que, a partir del año 2020, se vincule, recibirá, por el Notario, una inducción sobre el particular. Por lo demás, se constatará que consulten la página web de la UIAF para que obtengan ilustración a través del modelo básico de capacitación de esa entidad. De la capacitación, ilustración y actualización anual sobre el Sistema se dejará constancia.
5.14. Control
Una vez el Notario reciba el o los informes del Coordinador SIPLAFT, de manera conjunta se valorará el cumplimiento de los reportes y el compromiso de los empleados para colaborar con los reportes internos.
Por lo demás, los empleados de la Notaría suscribirán el siguiente compromiso:
Yo, ________________________________ identificado con C.C.______________ de ____________________en mi condición de empleado de la NOTARIA 20 de Bogotá, (o vinculado con contrato de prestación de servicios), me comprometo a leer detenidamente el Manual SIPLAFT junto con los documentos que se incorporan a él asumo con toda responsabilidad y seriedad /05 compromisos legales y éticos allí estipulados. Acepto que el presente documento haga parte integral del contrato de trabajo (o del contrato de prestación de servicios) y entiendo que /a violación de cualquiera de sus disposiciones constituye falta grave de conformidad de a lo estipulado en artículo 62 del CTST, subrogado por el artículo 7 °def Decreto 2351 de 9965 literal a, numeral 6.
Las políticas, procedimientos, herramientas y controles, que acá se establecen y aprueban, se difundirán en todos los niveles de la Notaría. Este documento, se entenderá incorporado al Reglamento de Trabajo y, además, a los contratos de trabajo y/o de prestación de servicios que se suscriban con el Notario 20 de Bogotá.
Copia de este documento se fijará el lugar visible de la Notaria y en su página web.
5.15. Documentación.
El Coordinador SIPLAFT debe mantener a disposición de la Superintendencia de Notariado y Registro los siguientes documentos, que podrán serán objeto de verificación en la labor de Supervisión.
d) Las
constancias de envío de los reportes de operaciones sospechosas – ROS remitidos a la UIAF, y demás reportes solicitados por esta Unidad (RON).
f) Los demás que resulten pertinentes, de conformidad con la Circular 1536 del 17 de septiembre de 2013, del señor Superintendente de Notariado y Registro.
Vigencia
El Sistema para la prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo, SIPLAFT, que se implementa con el presente documento o Manual, tiene plena vigencia en la NOTARIA 20 de Bogotá a partir del 25 de junio de 2019. Sin embargo, desde ya y por lo que resta del año 2013, se inicia en todas las áreas de la NOTARIA 20 de Bogotá el proceso de adaptación y familiaridad con el mismo, sus exigencias y responsabilidades.
Cualquier sugerencia o recomendación será bienvenida. Bogotá, D.C., 12 de diciembre de 2013
6.1. Generalidades
El proceso de digitación en la NOTARIA 20 – BOGOTA es esencial para la transcripción de los actos jurídicos celebrados en la Notaría. Dentro de las funciones de digitación se encuentran principalmente la elaboración del proyecto escriturario o minuta, la elaboración de la escritura y su numeración (cierre de escritura) y la expedición de certificados de cancelación de hipoteca, entre otros. De las funcionarias y funcionarios digitadores depende que el servicio Notarial resulte oportuno, y respetuoso con el tiempo de los usuarios.
6.2. Procedimiento.
Proyecto escriturario. El proyecto escriturario le permite al asesor legal o al funcionario de escrituración, la revisión y corrección – con el usuario – de la futura escritura.
Recepción de documentos.
El asesor legal o los funcionarios de escrituración, llenarán el formato de radicación o de solicitud de escritura (conocido como ruana), con los documentos anexos y los entregarán en la Oficina de Escrituración, para su numeración y registro formal en el libro radicador.
El libro radicador cuenta con los números consecutivos de minutas para elaboración que en el día se van a recibir. Se debe ubicar el número de la minuta en el libro radicador, el cual debe coincidir con el que aparece en el formato de solicitud.
El funcionario incorpora manualmente la fecha de radicación, el nombre del digitador, la fecha en que el usuario vendrá a la firma de la escritura, la hora para la cual es requerida la minuta y la fecha efectiva de entrega por parte de digitación. El nombre del digitador debe quedar escrito en el formato de solicitud de escritura o Ruana.
Debe revisarse la documentación anexa, para verificar su conformidad con los requisitos legales del acto. Si no se encuentran completos, debe dejarse la respectiva anotación en la minuta o en las observaciones del formulario.
Deben anotarse los datos necesarios para la ubicación del usuario (celular, teléfonos y correo electrónico).
Elaboración e impresión del proyecto escriturario.
La funcionaria digitadora debe tomar como guía los modelos que se tienen para tal fin en el sistema. Para ello se le ha asignado un nombre de usuario y password.
Todos los computadores se encuentran en red y conectados a un impresora general para digitación, con hojas simples para la impresión de la minuta.
Se debe imprimir el proyecto y hacer entrega del mismo a escrituración.
Elaboración de escrituras.
De regreso el asesor legal con las correcciones necesarias anotadas en el proyecto escriturario, la funcionaria digitadora procede a la elaboración de la escritura definitiva, en papel de seguridad.
El asesor legal y la funcionaria digitadora deben cerciorarse de que se ha concluido el trabajo de corrección, que el usuario ha cancelado los derechos correspondientes, y que el sistema ha otorgado número de escritura.
Se procede al cierre de la escritura y se corrigen los errores que se hubieran presentado. Se graba el archivo con el número de la escritura, el cual aparece en el formato de registro o ruana.
Terminado el cierre de escritura, se incorporan en el libro radicador, minuta, acto, fecha de entrega y abogado revisor o asesor legal, ubicando el número de la escritura en el libro radicador.
Se imprime la escritura en papel Notarial, estrictamente numerado y se entrega al abogado revisor o asesor legal.
Certificados de cancelación de hipotecas.
Las cancelaciones de Hipoteca deben estar acompañadas de dos certificados de la misma. No se expiden copias de este acto.
Cuando la cancelación es nueva deben recibir las hojas de papel Notarial y proceder al cierre de la misma incorporando la información de la escritura en el certificado. / Se elabora hoja de calificación de la cancelación.
El funcionario debe recordar que todo certificado que expida el Notario tendrá numeración continua que se indicará en el respectivo año. Por lo tanto se asigna número a cada certificado y se descarga el mismo, del consecutivo: «certificados», que reposa en Digitación.
La cancelación de hipoteca original se envía a protocolo para su archivo y digitalizadón.
Cuando la cancelación ya se encuentra celebrada, la oficina de Protocolo debe enviar el tomo en el que se archiva la escritura de cancelación y del mismo se obtienen los datos necesarios para el certificado. Se incluye hoja de calificación y número de certificado expedido.
Elaboración de promesas de venta.
Las promesas de venta solamente se realizan, previa autorización del Notario o de la Secretaria General, con el siguiente procedimiento:
Recibir el título de adquisición del inmueble.
</p
Nota: Debe informarse a los solicitantes que la elaboración de promesas de venta es una simple colaboración de la Notaría a los usuarios, sin ninguna responsabilidad de nuestra parte en cuanto a tos efectos o consecuencias de ese acuerdo.
Actas de presentación.
Matrimonios.
Para la celebración de matrimonio civil, debe elaborarse edicto, escritura y registro civil de matrimonio, de conformidad con los modelos con que cuenta la NOTARIA 20- BOGOTA. Revisar y recibir los documentos requeridos para poder contraer matrimonio civil.
Elaborar el correspondiente edicto y entregarlo a los funcionarios encargados.
Fijación del edicto en cartelera. Elaborar el proyecto escriturario del matrimonio y enviarlo a revisión del asesor legal.
Elaborar la escritura en papel Notarial y enviarla a Registro civil.
El día de la celebración del matrimonio, Registro Civil deberá hacer entrega del registro y la entrega de la escritura, con todos tos documentos anexos, en el lapso máximo de tres días hábiles.
Nota: De conformidad con lo dispuesto por la Corte Constitucional, es legítimo y válido el matrimonio igualitario entre personas del mismo sexo. En ese sentido los usuarios deben recibir toda la orientación que requieran y facilitarles el trámite que demanden.
Declaraciones Juramentadas.
La elaboración de declaraciones juramentadas es una de las funciones a cargo de los Notarios. Se trata de manifestaciones realizadas por los usuarios, bajo la gravedad del juramento, con diferentes Fines.
Las declaraciones extrajuicio exentas de pago son:
Las declaraciones extraproceso para la inscripción del nacimiento de expósitos y/o de hijos de padres desconocidos, que se rindan por los interesados ante el Notario.
Procedimiento
Verificar la factura de venta, la cédula del o los declarantes o contraseña de identificación vigente. Indagar al usuario sobre el destino o necesidad de la declaración.
Tomar los datos del declarante (nombres y apellidos, documento de identificación, domicilio y teléfono).
Como se trata de declaraciones rendidas, bajo la gravedad del juramento, debe advertirse a los usuarios, de las consecuencias jurídicas en todos los ámbitos, de faltar a la verdad o callarla total o parcialmente
Deben utilizarse como guía los modelos que se tienen.
Debe leerse la declaración al usuario o facilitar que éste lo haga.
Informar al usuario sobre la firmeza de la declaración una vez exprese su asentimiento con su firma (una vez firmada no puede corregirse).
Impresión de original y copia.
Imponer sellos, escanear la declaración de conformidad con el procedimiento previsto. La declaración debe llevar el sello copia digitalizada».
En el texto de las declaraciones juramentadas o extrajuicio deben quedar consignados los valores y costos que genera ese acto.
Si en una declaración jurada se hacen manifestaciones sobre hechos o circunstancias de connotación delictiva, se informará al Notario para que valore la necesidad de dar traslado del asunto a la Fiscalía General de la Nación.
Ningún menor de edad está habilitado ni puede rendir declaración jurada ante Notario.
7.1
FORMATOS PARA DECLARACIONES EXTRAJUICIO:
Para facilitar las declaraciones, la Notaria cuenta con formatos este tipo de diligencias en tos siguientes temas:
Lo anterior, sin perjuicio de las manifestaciones que quiera hacer el usuario.
NOTA: Si se trata de declaraciones juradas en asuntos del sistema penal acusatorio (art. 272, Ley 906 de 2004), no existen formatos predeterminados y se dejará que el usuario manifieste libremente lo que a bien tenga. Inclusive, se permitirá que un abogado, debidamente identificado, lo interrogue. En estos temas el funcionario reportará al Notario sobre la diligencia para que éste asuma directamente la dirección y coordinación de la misma.
8.1. Generalidades
La escritura pública es un instrumento público que contiene declaraciones hechas por los otorgantes, de actos jurídicos, ante el Notario, con los requisitos de ley y que se incorpora al protocolo o archivo Notarial.
8.2. Procedimiento.
Recepción de solicitud.
El funcionario ingresará la información otorgada por el usuario y en presencia de éste, verificando los documentos necesarios para el acto.
Nombres completos de los otorgantes con documentos de identificación, estados civiles, precio, forma de pago, direcciones, teléfonos, correo electrónico.
Solicitar los siguientes documentos:
Documentación general:
Escritura de tradición (para tomar Nota de los linderos del inmueble)
Registros civiles de nacimiento o matrimonio (para liquidación y disolución de sociedad conyugal, cambio de nombre, autorización permanente para salida del país de un menor de edad, cancelación de patrimonio de familia y en general todos aquellos actos en que intervenga un menor de edad).
Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio del domicilio social, cuando se trate de actos en los que intervengan personas jurídicas y acta de junta o asamblea de socios si el representante legal no está facultado estatutariamente para realizar tal acto.
Paz y Salvo de administración. Si este no es presentado se debe elaborar Nota de solidaridad del nuevo propietario ante posibles deudas a favor de la administración.
Nota: La copia de la parte pertinente del reglamento, sus aclaraciones y/o modificaciones no se protocolizan.
Documentos adicionales necesarios para Contratos de compraventa, hipotecas, venta con hipoteca Vio actos de transferencia de dominio Vio limitación del dominio:
Comprobantes fiscales:
Paz y salvo municipal o departamental del año en curso, cuando el inmueble está ubicado fuera de Bogotá.
Para transferencia de inmuebles ubicados en Bogotá, debe aportarse el llamado ESTADO DE CUENTA PARA LA TRANSFERENCIA DE PREDIOS, de conformidad con lo previsto en la Circular de la Secretaria de Hacienda y Dirección de Impuestos de Bogotá, de 7 de abril de 2011 (dada a conocer el 4 de mayo).
Debe informarse al interesado que la obtención de ese documento es una obligación cargde los usuarios y que para facilitar el trámite a los usuarios, a través de las Notarías y vía correo electrónico, también puede obtenerse ese documento, sin que sea responsabilidad de la Notaria cualquier tipo de demora por parte de la administración Distrital.
Documentos adicionales para:
Reformas estatutarias:
Hipoteca en cuantía indeterminada:
Cancelación de hipoteca:
Personas Naturales:
Escritura de constitucion de gravamen hipotecario.
Firma solamente del acreedor hipotecario.
Nota: El funcionario debe tener en cuenta que el causahabiente del crédito deberá protocolizar con la escritura de cancelación de la hipoteca, copia de los documentos pertinentes con los cuales compruebe su calidad.
Entidades Financieras:
Minuta y demás documentos aportados por la corporación.
Disolución y Liquidación de sociedad conyugal:
Cuando se encuentren involucrados inmuebles, se debe exigir comprobantes fiscales y pago de administración (si este último es necesario), para liquidación de derechos Notariales o limitaciones de dominio.
Poder General:
Recomendar al usuario – por razones de seguridad – que mandante y mandatario, o poderdante y apoderado, suscriban simultáneamente el acto escriturario.
Advertir al poderdante acerca de las implicaciones que conlleva el otorgamiento de poder general.
Copia del poder general será enviado al Repositorio de Poderes.
Actualización de nomenclatura y/o área y/o linderos.
Aportar boletín de nomenclatura expedido por Catastro o por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi.
Cambio de nombre
Cuando es menor de edad los padres firmarán la escritura.
Registro civil de nacimiento.
Solicitud al Notario, explicando el motivo del cambio de nombre.
Cancelación de patrimonio de familia.
Registros civiles de nacimiento que acrediten que los beneficiarios son mayores de edad y declaración de dos testigos que haga constar que no existen otras personas a quienes pueda beneficiar el patrimonio.
Autorización judicial si existen menores de edad. La escritura la firma el curador nombrado por el juez y los constituyentes del patrimonio.
Reglamento de propiedad horizontal.
Constitución. Acta de Asamblea en la que conste que la constitución del reglamento se hizo con mayoría superior al 70% del total de copropietarios y el nombramiento de la o las personas que se encargarán de la administración, dirección y control de la persona jurídica que nace por ministerio de la ley 675 de 2001.
Reforma o Adición:
Acta de Asamblea en la que se nombre a la persona o personas que se encargarán de la administración, dirección y control de la persona jurídica; Acta donde conste que el reglamento de propiedad se regirá por la Ley 675 de 2001.
Anexar para protocolización la licencia de construcción o el documento que haga sus veces y los planos aprobados por la autoridad competente que muestren la localización, linderos, nomenclatura y área de cada una de las unidades independientes que serán objeto de propiedad exclusiva o particular y el señalamiento general de las áreas y bienes de uso común.
Nota. Si los usuarios en el momento de la radicación de la minuta, no cuentan con todos los documentos requeridos, pueden presentarlos el mismo día del acto.
Radicación de la solicitud y numeración de la minuta o proyecto escriturario.
Una vez obtenidos los datos y documentos que allegare el usuario a su solicitud, se procede a radicar la minuta asignando un número de turno, que en adelante será el número de minuta. El número se asigna a la ruana y con los documentos anexos, se entrega inmediatamente a digitación.
De conformidad con el número de radicación de la minuta, se designa el asesor legal quien responderá por ella durante todo el proceso de elaboración, hasta su entrega para la firma de Notario.
Elaboración de la minuta o proyecto escriturario.
La elaboración de la minuta es función de DIGITACION (ver en Manual de Funciones el capítulo relativo a Digitación).
El proyecto escriturario es entregado a los asesores legales junto con la carátula y organizada según el número de minuta asignado.
El asesor legal deberá:
Permitir la revisión de la minuta al usuario en sala y absolver las inquietudes que estos tengan en relación con el acto.
Hacer entrega oportuna de las correcciones o modificaciones para cierre a digitación.
Revisar lo corregido y dar visto bueno para la liquidación, numeración de la escritura y toma de firmas a los intervinientes en el acto.
Con posterioridad al cierre, revisar por última vez y hacer entrega de la escritura y de sus anexos, al funcionario encargado de organización y revisión final.
8.3. LIQUIDACIÓN DE DERECHOS NOTARIALES Y NUMERACIÓN DE ESCRITURA.
Si el usuario lo solicita es posible realizar una preliquidación, para determinar el costo aproximado del acto escriturario.
Para la liquidación o la preliquidación, se requiere que el funcionario ingrese todos los datos en el sistema tomados del formato «ruana».
Verificar los datos esenciales del acto y el valor base para la liquidación de los comprobantes fiscales. Si el valor base del acto escriturario es menor que el que tienen los comprobantes fiscales deberá tomarse este último para efectos de liquidación de derechos Notariales.
Cuando existe un crédito soportando el acto jurídico, debe verificarse que el valor del crédito sea mayor o igual al del acto y que el mismo está aprobado por la entidad crediticia.
Normalmente los derechos Notariales deben ser asumidos por una o ambas partes dependiendo del tipo de acto así: Compraventa: Ambas partes. Hipoteca: Deudor. Cancelación de hipoteca: Deudor. Actualización de nomenclatura: vendedor u otorgante. Afectación de vivienda familiar: Comprador u otorgantes. Los costos de las copias y el papel Notarial serán sufragados por ambas partes. El impuesto de Retención en la fuente estará a cargo del vendedor. No obstante lo anterior, las partes pueden llegar a acuerdos diferentes.
La numeración de la escritura depende del número consecutivo que el sistema otorga en estricto orden. Este número incorporado a la factura, será tomado para la numeración de todas las hojas de la escritura, por Digitación.
El valor de la preliquidación es consultada al usuario. Si está conforme se procede a la impresión de la factura.
Quien elaboró y revisó la liquidación, firma y sella la liquidación y la factura,
y la envía a caja.
Con posterioridad al pago realizado en Caja (Ver manual de funciones CAJERO), el usuario conserva su factura original y una de las copias es enviada a Digitación.
La factura es requisito imprescindible para el cierre de la escritura.
Revisión final y organización.
El funcionario encargado de la revisión final recibe del asesor legal la escritura ya transcrita con sus respectivos anexos y con los vistos buenos de elaboración y digitación. Debe recibir adjunto la factura de venta.
El funcionario confronta los datos de la escritura con los documentos anexos así:
El número de la escritura debe concordar con el número de la escritura que aparece en la factura.
Los actos constituidos deben concordar con los liquidados.
nombres deben coincidir con las copias de las cédulas de ciudadanía.
La dirección del inmueble y el folio de matrícula inmobiliaria debe coincidir con los comprobantes fiscales.
Los comprobantes fiscales deben estar a la fecha. Comprobar que los linderos concuerden con los que se registran en la tradición del inmueble.
Comprobar que la transferencia se hace efectivamente a los intervinientes.
Verificar que la escritura tenga firma y huella de los contratantes u otorgantes, y que estas tengan firmas de los funcionarios que las identificaron.
Si es necesario su corrección se debe devolver al asesor legal. De lo contrario deberá pasar para firma de Notario y reproducción de copias en Protocolo.
Registros: Los funcionarios de escrituración tendrán a su cargo los siguientes registros de verificación de procedimientos:
Libro Relación Índice Alfabético.
El sistema recopila esta información basado en la inicial del apellido del primer otorgante (Compraventa: Vendedor; Cancelación de hipoteca: Acreedor; Hipoteca: Deudor; Cesión de cuotas: Cedente; Nombre de la sociedad; Poder: Poderdante). Este índice conserva los nombres de los otorgantes, la fecha de escritura, el tipo de acto, y el número de escritura. Copia de este libro se imprime mensualmente y se conserva físicamente en escrituración.
Libro Relación Indice Cronológico.
El sistema recopila la misma información pero organizando el registro con las fechas de celebración del acto. Copia de este libro se imprime mensualmente y se conserva físicamente en escrituración.Libro de Entregas. En este libro se registran las entregas de copias de escrituras, a la persona que presente la factura de venta. Se consignan los datos de la persona que recibe y la fecha.
Libro de Recorrido Minutas. Mediante el programa SIGNO se descargan las minutas que salen de la NOTARIA 20, para trámites externos, de revisión y toma de firmas. El funcionario de la Notaría que lleva las minutas a los usuarios, está obligado a hacerle seguimiento estricto al trámite hasta el regreso de la minuta para elaboración de la escritura y firma del Notario.
8.2. Software utilizado en escrituración.
La NOTARlA 20— BOGOTÁ cuenta con radicación, numeración y liquidación sistematizados. Los registros e informes se obtienen del sistema y se conserva copia manual de los mismos. Los funcionarios de escrituración deben conocer el Software Signo, siempre que estén autorizados para su ingreso con código de usuario.
Los funcionarios tienen distintas atribuciones de manejo que le generan responsabilidades frente a la Notaría y frente al usuario. El sistema permite la radicación de minutas, la liquidación de los actos escriturarios y de sus impuestos, así como otras funciones avanzadas para garantizar la seguridad de los registros. El funcionario debe conocer los códigos de cada acto y tener en cuenta que la numeración de escrituras y facturas de venta debe realizarse en estricto orden y de manera continua. Los funcionarios son responsables de los daños en los equipos de la Notaría, cuando son producto de su indebida manipulación o mal manejo
Se celebra por escritura pública y requiere paz y salvo predial o formulario de pago del auto evalúo y la constancia de haber cancelado el impuesto de valorización. Puede hipotecar quien tiene pleno dominio. Se puede hipotecar para garantizar deudas propias o ajenas. También puede hipotecar quien tiene sólo un derecho de cuota, o sea que está en comunidad con otras propietarias del bien.
El bien hipotecado siempre es susceptible de compraventa, pues la garantía permite perseguir el bien en cabeza de quien esté radicada la propiedad.
AUTENTICACIONES
8.1. Generalidades.
En las autenticaciones, el Notario da testimonio escrito de que la firma o la huella puesta en un documento corresponde a la de la persona que la haya registrado ante él, confrontando las dos. También podrá dar testimonio de la identidad de los firmantes cuando éstos han firmado en su presencia. Es decisión del usuario si prefiere la autenticación de firma y huella de manera simultánea o no. La autenticación sólo constituye testimonio fidedigno de la existencia del documento.
Se reitera que todos los procesos de identiflcación de usuarios deben realizarse mediante IDENTIFICACION BIOMETRICA.
Son totalmente gratuitas las autenticaciones de las personas minusválidas.
8.2. Procedimientos
Normas generales
Documentos de identificación válidos. Cédulas de ciudadanía, Cédulas de Extranjería y Pasaporte (para los extranjeros). La Contraseña tiene validez, respaldada por el Sistema de Identificación Biométrica.
Documentos en idioma diferente al castellano. Solo puede autenticarse firma y huella pero sin reconocimiento de contenido, salvo que el usuario decida autenticar la traducción del texto.
Los documentos para los que se exige fotocopia de la cédula de ciudadanía son: formulario de traspaso de vehículo; autorización para salida del país de menores; Poderes para venta de inmueble (la fotocopia de la cédula también se autentica y se compagina con el documento).
Requisitos esenciales de una promesa de compraventa de inmueble: objeto, matrícula inmobiliaria, cédula catastral, valor, tradición, fecha, hora y Notaría para el otorgamiento de la escritura. De no cumplir con los requisitos, el funcionario debe colocar el sello «Se autoriza este acto, por INSISTENCIA y única responsabilidad del usuario».
Registro de firmas.
El registro de firmas busca garantizar mayor seguridad en las operaciones de los usuarios ya sean personas naturales o jurídicas. La NOTARIA 20— BOGOTA cuenta con un archivo de estas firmas con un número consecutivo, que servirá de mecanismo de comprobación de firmas en documentos futuros.
Recepción de la solicitud. El usuario debe solicitar de manera expresa el registro de su firma. Se procede a diligenciar la ficha de registro, completando todos los datos del usuario. Los requisitos para diligenciar la Ficha son los siguientes:
Requisitos para persona natural o jurídica.
Fotocopia del documento de identificación.
Copia del certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio (para personas jurídicas).
Requisitos para las Universidades y otras instituciones educativas:
Resolución del Ministerio de Educación.
Nombramiento de las personas que registran (Rector, Secretaria, etc.)
Sellos a registrar.
Fotocopia de los documentos de identificación.
Toma de Firma y Huella.
El funcionario debe verificar la correspondencia de la huella tomada con la registrada en el documento de identificación.
Relación y archivo.
Advertencia al usuario. Se debe advertir al usuario que el registro de firmas no es válido para aquellas ocasiones en que se requiera presentación personal, como el caso de poderes, permisos de salida del país, firma de escrituras.
8.3. Prohibición de expedición de certificados de Supervivencia o fe de vida.
De conformidad con lo dispuesto en el decreto-ley 019 de 2012, está prohibida la exigencia de certificados de supervivencia o fe de vida por parte de las entidades. Por tanto, la Notaría no expedirá ningún certiflcado de supervivencia y se ilustrará al usuario sobre tal situación.
Autenticación de documentos
La autenticación de copias o reproducciones mecánicas, es un servicio notarial que consiste en el testimonio de autenticidad que hace el Notario tras el cotejo entre el original y la reproducción que se autentica, con el fin de establecer su correspondencia total. También es posible solicitar una autenticación de fotografías que correspondan a una persona, siempre y cuando ésta asegure que es suya y se encuentre agregada a un escrito, firmado y reconocido por la misma en el que conste esta circunstancia.
Autenticación de originales
Autenticación de una copia.
Autenticación de copia al carbón.
Autenticación de Documento Auténtico.
Son copias de un documento ya autenticado o documentos Notariales, como por ejemplo copias de
registros civiles o documentos provenientes de juzgados.
Autenticación de contratos.
para la firma del contrato, para iniciar el proceso de IDENTIFICACIÓN BIOMETRICA.
«reconocimiento de contenido», «reconocimiento de firma», «reconocimiento de firma y huella».
Presentaciones personales
El reconocimiento de documentos privados requiere la presentación personal del interesado y la constancia autorizada por el Notario sobre el hecho, con firma autógrafa del interesado
.
La autenticación no confiere al documento mayor fuerza de la que por sí tiene, pues su contenido no es un objeto de aceptación por parte del autor, tan solo su firma; mientras el reconocimiento da plena autenticidad y certeza en cuanto a su fecha firma y contenido.
Se realiza presentación personal, para documentos tales como: autorizaciones, poderes, cartas de presentación, promesas de compra – venta, etc.
Autenticación firma registrada
La autenticación de la firma, con base en la registrada en la Notaria, tiene lugar cuando previa la presentación del usuario y la apertura de tarjeta en la cual éste consigna su rúbrica, el mismo solicita posteriormente que, previa confrontación, el Notario exprese que existe correspondencia entre las firmas puesta en un documento y la registrada en el despacho.
Nota: Para permisos de salida del país debe hacerse presentación personal, con IDENTIFICACIÓN BIOMETRICA y no será de recibo la firma registrada.
Autorizaciones de salida del país de menores
Esta diligencia debe realizarse mediante IDENTIFICACIÓN BIOMÉTRICA y solamente se acudirá a los medios tradicionales de identificación cuando por alguna circunstancia no sea posible acceder a dicho sistema (ver excepciones).
Autenticación de firma
La autenticación de firma puesta en presencia del Notario, constituye un acto por el cual se establece plenamente que el documento está suscrito por quien afirma haberlo elaborado.
También debe realizarse mediante el proceso de IDENTIFICACIÓN BIOMÉTRICA.Cuando los documentos presentan espacios en blanco, se deben reconocer solamente las firmas y/o huella más no el contenido. Los títulos valores no requieren reconocimiento de firma, según el Art. 793 del C. de Co., pero si el usuario lo requiere, se procede a reconocerlas.
Se solicita al usuario los documentos y las identificaciones de los presentes a firmar.
Los documentos deben estar totalmente diligenciados, o por lo menos, los nombres y números de identificación de los comparecientes.
Colocar los sellos de reconocimiento de Firma y fecha; si el documento presenta espacios en blanco, se debe colocar el sello de «documento con espacios en blanco».
Diligenciar los datos solicitados por los sellos.
Tomar firma y huella del (los) usuario(s), verificando la huella tomada del usuario con la registrada en el documento de identificación, colocando visto bueno de la identificación de la huella.
Así no se certifique la huella sino sólo la firma, debe tomarse la huella del usuario para confrontación con el documento de identificación.
Informar al usuario que debe pasar a cancelar en caja.
Revisión y firma por parte del Notario.
Entregar al usuario los documentos autenticados.
La NOTARIA 20 DE BOGOTA, cuenta con dos sistemas de identificación biométrica en el área de autenticaciones y, además, con el modelo de stiker con lector de información de código de barras de las cédulas de ciudadanía.
La oficina oficina de Registro Civil de la NOTARIA 20 DE BOGOTA se especializa en inscribir o llevar las anotaciones de los actos, hechos y circunstancias relativas al estado civil de las personas naturales, recolectando la información referente a éstos, conservándola y dándole publicidad a través de la expedición de copias auténticas de ellas a los interesados y a terceros, quienes tendrán libre acceso a esta información.
Los colombianos cuentan con el registro del estado civil para demostrar su existencia jurídica y las modificaciones de su estado civil en el tiempo hasta su fallecimiento. El registro civil revela la personalidad del individuo, en la medida en que se describe su situación personal en cuanto al sexo, edad y estado civil, su situación familiar, procedencia y vínculos (hijo, hermano, padre); Establece ante la sociedad su capacidad jurídica, lo que le permite contraer obligaciones y ejercer derechos; Le permite determinar sus cualidades políticas en lo que atañe a la ciudadanía y a la nacionalidad.
PROCEDIMIENTOS NORMAS GENERALES.
Toda inscripción de Registro civil es gratuita. En efecto los nacimientos, matrimonios y defunciones, se registran y se conservan en archivos. La reglamentación permite que el ciudadano cuente con un Número único de Identificación Personal, bajo el cual se registran todos los actos relativos a su estado civil desde su nacimiento hasta su muerte constituyendo un real expediente ciudadano.
Se encuentran exentas de pago las dos (2) primeras copias del registro civil de nacimiento; la expedición de copias de registro civil de menores de doce (12) años, solicitadas por Jueces de Familia, Defensores de Familia, Comisarios de Familia, Autoridades de Inmigración, el Ministerio de Relaciones Exteriores, el Ministerio Público, la Fiscalía General de la Nación y el Defensor del Pueblo; la expedición de copias del registro civil de nacimiento de indígenas menores de dieciocho (18) años; la copia de registro civil de nacimiento para solicitar por primera vez cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad.
Definiciones y principales características del Registro del estado civil:
Es obligatorio, pues no depende de la libre decisión de las personas; de carácter público por su importancia para la sociedad y el Estado; Personal e intransferible, entendido como un derecho humano que garantiza la individualidad; es universal porque debe contener
toda la información relativa al estado civil y sus modificaciones hasta la muerte.
El registro puede versar sobre hechos o actos. Dentro de los hechos sujetos a registro y que constituyen eventos ajenos a la voluntad de las personas, se encuentran el nacimiento y la defunción.
Los actos dependen de la voluntad de los particulares; son sujetos de registro los socialmente relevantes y que modifican el estado civil. Entre estos encontramos el matrimonio y las capitulaciones matrimoniales, el reconocimiento de un hijo y la legitimación; la disolución y liquidación de la sociedad conyugal; el cambio de nombre, la declaración de seudónimo y la manifestación de avecinamiento.
Decisiones judiciales sujetas a registro y que se incorporan al libro registro de varios:
ELABORACION DE REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO.
Una vez estén presentes los interesados en la oficina de Registro, debe el funcionario proceder a identificar a los declarantes y a los testigos. Cumplido este requisito debe recibir la declaración examinando con cuidado la veracidad de los informes, documentos, declaraciones, testimonios y hechos o actos que se le presenten.
Recibir la siguiente documentación:
Menor de un año:
Antes del mes:
Después del mes:
Entregar a los padres un formato para diligenciar con los datos del menor (este documento no puede tener tachones ni enmendaduras).
Si los padres son casados, debe adjuntarse copia del registro civil dematrimonio o hacer la anotación de la fecha de la celebración del mismo y el lugar, con la firma y huella de los padres.
Si el estado civil de los padres es ‘soltero» con unión marital de hecho (unión libre) deben escribirlo igual en el formato, para luego incorporar dicha información en el libro varios correspondiente con el número de libro y folio de acuerdo al consecutivo.
Si la madre es soltera y el padre no hace reconocimiento del menor se procede a realizar un acta complementaria al Registro Civil, donde se registran los datos del padre, para un futuro reconocimiento en caso de solicitarlo.
Cuando el nacimiento del menor es fuera de un hospital o centro de salud, debe aportarse declaración extrajuicio de la partera y otra persona mayor de edad que conozca del nacimiento del menor. El funcionario debe pedir un certificado de nacido vivo a la persona encargada.
Cumplido el procedimiento anterior, el funcionario extenderá por escrito las declaraciones diligenciando el registro, tomará las huellas del menor (plantares y dactilares), al respaldo de la primera copia y copia del usuario y de los padres con su respectiva firma para la revisión de dos personas encargadas y firma del Notario.
Entrega el comprobante de inscripción del menor aclarando a los padres que este no sirve como copia y que deben conservarlo para cuando deseen solicitar las copias ya que en el mismo se encuentra el número de serial correspondiente. Se entregan además dos copias gratuitas del registro.
ELABORACION DE REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO
Documentos requeridos:
Fotocopias de las cédulas de los contrayentes, y cédula original de la persona que viene a registrar el matrimonio.
Si existen hijos antes del matrimonio deben aportar copia del registro auténtico de los menores con el propósito de legitimizarlos. Cuando hay legitimaciones las mismas deben registrarse en el ‘libro varios’.
Entrega el comprobante de inscripción aclarando al usuario que este no sirve como copia y que deben conservarlo para cuando deseen solicitar las copias ya que en el mismo se encuentra el número de serial correspondiente. Si el usuario solicita copias se expedirán por solicitud expresa con manifestación de su destino.
Cumplido el procedimiento anterior se procede a extender el registro en el formato oficial correspondiente. El funcionario tomará firma y huella del contrayente que viene a registrar el matrimonio.
Solamente procede previa revisión de dos funcionarios. Finalizado el procedimiento se envía para firma del Notario..
El funcionario debe:
Verificar la veracidad de los documentos, declaraciones, testimonios, hechos o actos que se le presenten..
Cuando la muerte ha sido violenta debe aportarse orden judicial. No hay límite de tiempo.
8.3 Extensión.
Aceptación del contenido del folio, lo cual se expresa mediante las firmas y huellas de los declarantes.
Revisión del registro por otro funcionario de Registro Civil, quien deberá verificar nuevamente la veracidad de los documentos y los datos consignados en él.
Entregar al interesado comprobante de inscripción, aclarando que este no sirve como copia y que debe conservarlo para cuando desee solicitar copias ya que en el mismo se encuentra el número de serial correspondiente. Si se solicita copias, se expedirá por solicitud expresa, con manifestación de su destino.
Otorgamiento y Aceptación.
Una vez el registro tenga las firmas del funcionario que elabora y del que revisa, el funcionario encargado lo lleva a firma del Notario y colocando previamente el sello correspondiente.
Se entrega al interesado la tercera copia, aclarando que esta no sirve como copia y que debe conservarla para cuando desee solicitar copias ya que en este se encuentra el número de serial correspondiente. Si se solicita copias, se expedirá por solicitud expresa, con manifestación de su destino.
COMPOSICIÓN DEL ARCHIVO DE REGISTRO CIVIL
El archivo de registro civil cuenta con tomos de recopilación de registros, que se conservan con toda la seguridad. El archivo se compone de libro de registro de nacimiento, de matrimonio, de defunción, libro de varios y actas complementarias. Adicionalmente cada uno debe contar con libros de archivos correspondientes para los antecedentes de cada registro.
Cada tipo de inscripciones debe llevarse en formatos especiales, diseñados por la Registraduría Nacional del Estado Civil en coordinación con la Superintendencia de Notariado y Registro y el Departamento Administrativo Nacional de Estadística – DANE. El formato depende de la naturaleza del acto o hecho a inscribir, sin perjuicio de que se hagan Notas de referencia entre ellos por referirse a una misma persona.
Las inscripciones deben hacerse en los formatos correspondientes con tres ejemplares cada uno. El primero es para la oficina donde se hace la inscripción, el segundo, hace parte de un archivo que debe remitirse al Servicio Nacional de Inscripción (Registraduría Nacional), los 5 primeros días de cada mes y el tercero es para el usuario.
Contenido de la inscripción. Toda inscripción debe contener los siguientes elementos esenciales:
así como la identificación completa de éstos con indicación del documento respectivo.
declarantes con los aspectos objetivos de la inscripción.
En el evento en que el declarante no sepa o no pueda firmar, se surte este elemento mediante ‘la firma a ruego», que consiste en que la diligencia sea suscrita por otra persona a quien se le pide que firme por el rogado o interesado. En este caso se deja expresa constancia de que el interesado no sabe firmar, que por ello la diligencia será suscrita por un tercero, quien además indicará su documento de identidad, su domicilio y su firma. La persona que no sepa o no pueda firmar debe además imprimir su huella dactilar.
En el libro de varios se consignan todos los actos o hechos distintos al nacimiento, matrimonio o defunción. En este libro deben seguirse los pasos anteriores, consignando la anotación respectiva en la casilla, del registro afectado, alterado etc.
La falta de cualquiera de éstos elementos hace incompleta la inscripción y el funcionario ante quien se hizo debe abstenerse de autorizarlo, quedando entonces la diligencia en suspenso hasta que ésta se complete. Hay que anotar que mientras esté en suspenso la inscripción no existe registro y no tendrá efecto jurídico alguno. Finalmente el Notario debe autorizar esta inscripción, firmándola ya que es su firma la que da vida al registro como instrumento público y a falta de esta dicho documento se hace inexistente.
EXPEDICIÓN DE COPIAS:
Inmediatamente tomamos la copia teniendo en cuenta que la copia debe ir limpia, legible y en una excelente presentación.
ORGANIZACIÓN DIARIA DE LOS DOCUMENTOS RECIBIDOS/ ELABORADOS EN EL DÍA.
Verificar el número de aperturas de seriales nuevos que se inscribieron en el día (nacimientos, matrimonios, defunciones, reconocimientos etc..), teniendo en cuenta para estos últimos, la correcta asignación del NUIP; número de anotaciones del libro de varios,
legitimaciones).
Hacer la anotación correspondiente del número del serial correspondiente a cada antecedente.
Una vez ya se haya identificado cada caso, se procede a separar los ejemplares (1.- para la oficina donde se hace la inscripción; 2- hace parte de un archivo que debe remitirse al servicio nacional de inscripción – Registraduría Nacional).
En el caso de registro de madre soltera, se separan las actas complementarias, dejando así un original que se debe archivar en el la carpeta o libro correspondiente y otra que debe ir en el informe mensual. Tomar una copia a la boleta de comparecencia, firmada por la interesada y el original debe ir adjunta al acta para el Instituto Colombiano de Bienestar familiar.
Cada ejemplar del registro se debe colocar seguido del anterior, en el lugar que corresponda, al igual que el libro de varios y actas complementarias.
Se deben ingresar los datos consignados en los registros a la base de datos. Se deben hacer copias de seguridad obligatorias, por lo menos cada dos días, para garantizar la conservación de la información.
NOTIFICACIONES ¡SOLICITUDES NOTAS MATRIMONIOS, LEGITIMACIONES COPIAS DE REGISTROS,
En el punto de información se recauda la correspondencia; una vez entregada por la funcionaria encargada se realiza el trámite, firmando los registros de recibo correspondientes.
El funcionario ubica el registro realiza la anotación en la casilla correspondiente, y se envía para firma del Notario. El funcionario debe verificar si el usuario cuenta con correo electrónico para enviar la copia en escáner informando a la funcionaria de recepción para su envío.
La funcionaria de digitación encargada de matrimonios, traslada las escrituras y documentos anexos, al área de Registro Civil, en la mañana o en la tarde para la elaboración del registro civil respectivo. El funcionario debe tener en cuenta la hora de llegada de los contrayentes, para enviar el registro impreso a escrituración con el propósito de continuar el trámite (liquidación, enumeración y celebración).
Se entregan en recepción para su envío por fax o correo según corresponda.
El funcionario debe tener en cuenta que con posterioridad a la confirmación del correo o de comunicación, se envían los telegramas y toda la documentación para cierre de la escritura en el área de digitación.
SOFTWARE DE REGISTRO CIVIL.
La NOTARIA 20, cuenta actualmente con tecnología adecuada para garantizar la emisión y gestión de los documentos del estado civil entregados a los ciudadanos colombianos, de acuerdo con el sistema utilizado por la Registraduría Nacional del Estado Civil, Dirección Nacional de Registro Civil.
Por lo demás está un proceso de implementación un software que permitirá digitalizar la totalidad de los registra civiles y buscarlos a través de propios sistema.
Los funcionarios deben conocer la parte básica de estos modelos de sistemas.
Los funcionarios son responsables de los daños en los equipos de la Notaría, cuando son producto de su indebida manipulación o mal manejo.
INFORMES DE REGISTRO CIVIL.
Los funcionarios del área registro civil, son responsables de los informes que deben ser enviados a las entidades del gobierno. Estos informes deben ser preparados en esta oficina y basados en los registros que se hagan diariamente. La revisión del informe estará a cargo de otro funcionario distinto al área de Registro designado por el Notario. Todos los informes deben llevar la firma del Notario:
Preparación final de las escrituras y de sus copias.
Copias de escrituras. Tan pronto son recibidos los originales de las escrituras firmadas por el Notario, Se procede a la copia de la escritura. El funcionario debe:
Verificar el tipo de acto.
El número y la clase de copias que se requieren de una escritura, dependen del tipo de acto y el número de personas o entidades a quienes van dirigidas (Cámara de Comercio, Registro civil, Oficina de Registro de instrumentos públicos, oficinas de Catastro, Secretaria de Tránsito y Transportes; Igualmente es importante verificar si el usuario ha solicitado y pagado copias adicionales y si el inmueble se encuentra en la ciudad de Bogotá o fuera de ella.
Tipos de copias. El tipo de copias que la NOTARIA 20 DE BOGOTA expide pueden ser:
Copia simple. Es la copia de la escritura parcial sin los anexos de la misma. La copia simple va dirigida a la Oficina de Registro de instrumentos públicos. Se entrega una copia simple (adicional) al usuario, cuando el inmueble se encuentra en Bogotá. Si el inmueble se encuentra fuera de Bogotá, la copia simple será dirigida a la oficina de catastro. (Revisar tabla de Protocolo anexa).
Copia Completa. Está compuesta de la copia de la escritura y de sus anexos. El funcionario
debe separar de la escritura las cédulas de ciudadanía, que no deben incluirse en la copia.
Revisar la Factura. Los funcionarios deberán verificar el número de copias efectivamente pagadas por el usuario y las que se van a copiar.
El funcionario no debe olvidar que las copias deben expresar el número del ejemplar de que se trata.
Fotocopia y digitalización de documentos.
Para la fotocopia y digitalización de los documentos, el funcionario debe tener en cuenta las siguientes políticas:
La racionalización en el uso del papel como medida ambiental y de costos es necesaria. Para ello la NOTARIA 20— BOGOTA cuenta con libros de control del número de copias, tacómetros de medición e instructivos en todas las áreas para el uso de papel reciclado. Todos los funcionarios de la Notaría deben escoger cuando ello sea posible la fotocopia del documento o una doble impresión del mismo.
El buen funcionamiento de los equipos de copiado y digitaiización dependen del manejo adecuado de los mismos.
Los funcionarios deben conocer previamente los equipos y los manuales de usuario. Los documentos deben estar libres de grapas, ganchos, clips o cualquier elemento dañino.
Fotocopia de escrituras y anexos:
Separar la escritura (papel Notarial) de los anexos.
Verificar que la escritura cuente con los elementos esenciales (numerada, fecha correcta, firmas y huellas de los intervinientes, firma del Notario y sello).
Contabilizar el número de copias.
Compaginar las hojas, para que en lo posible, se utilice de una hoja los dos lados.
Colocar Sello «Espacios en Blanco» en las hojas utilizadas por una cara.
Diligenciar el formato utilizado para control de copias, con el número de la escritura, la fecha, el tipo de acto y el número de hojas fotocopiadas.
Copia digitalizada, La NOTARIA 20— BOGOTA, cuenta con Protocolo digital. Si usuario lo solicita, puede entregársele una de las copias, digitalizada, que se entrega en un CD.
Igualmente si el usuario solicita la inscripción electrónica del registro mercantil desde la Notaría y sin costo adicional, es necesario la digitalización de las escrituras de los actos societarios con destino a la Cámara de Comercio de Bogotá.
El funcionario debe seguir los siguientes pasos:
Utilizar el sistema PDUT1L en archivos de imagen (tif), para escanear la escritura y sus anexos.
Colocar las hojas en el escáner hacia abajo, excluyendo las cédulas de ciudadanía.
Tomar como nombre del archivo, el número de la escritura, teniendo en cuenta que deben ser grabadas en los archivos de la NOTARIA 20— BOGOTA (RAID 2 – de acuerdo con el mes) y en los archivos temporales, utilizados para su posterior envío a la cámara de comercio de Bogotá.
La digitalización dirigida a la Cámara de comercio debe tener una resolución mínima de 300 Pixeles.
Ordenar el escáner de las hojas y verificar que efectivamente se grabaron en los archivos.
Hacer una limpieza de las imágenes, borrando las hojas innecesarias o en blanco.
En la minuta o «ruana», el funcionario que digitalizó debe colocar firma y sello, para confirmar su digitalización.
Cierre de Escrituras. El mismo consiste en expedir la certificación del número de copias obtenidas del original, dirigida al interesado o a la entidad competente, en razón al tipo de acto protocolizado:
Ingresar al sistema con el código de usuario autorizado.
Tomar los formatos de cierres que aparecen en el archivo:
Cierre Protocolo L Es utilizado para la primera copia de una hipoteca. Cuenta con la anotación «presta mérito ejecutivo».
Cierre Protocolo II. Se utiliza para la mayoría de los actos que se protocolizan en la Notaría.
Formato cierre Poderes y autorizaciones para salidas del país para menores. Tiene las mismas características que el cierre Protocolo II, pero debe incluirse anotación relativa al período de vigencia.
Diligenciar el cierre con los datos exactos de la escritura, dirigiendo el certificado a nuestro usuario o a la entidad hace donde se dirige, o escribiendo el nombre exacto de la sociedad. Se procede a imprimir.
Imposición de sellos. Los funcionarios deben proceder a sellar la copia de la escritura. Para ellos deben colocar los siguientes sellos:
Sellos Laterales. Cada una de las hojas de la copia deben tener este sello. El sello debe llevar el nombre de quien firma la expedición de copias. Los sellos deben ser firmados por el funcionario.
Anotaciones marginales. Tras establecer el número de copia de la escritura, el funcionario debe hacer la allotación marginal con la fecha de expedición de la copia y el número de copias de la escritura hasta esa fecha.
Sello del Notario. El sello del Notario debe ir en el espacio para su firma. A continuación el funcionario deberá colocar su sello y firma, como responsable del proceso.
Sello de empate. El sello de empate debe colocarse entre la hoja de certificación y Ja copia de la escritura.
Carátulas. Las carátulas deben contener todos los datos relevantes en el acto. Para ello el funcionario debe imprimir un ‘Label» que se adhiere a la carátula:
Ingresar al sistema con su código de usuario.
Ingresar al programa SIGNO. La información de la escritura ya se encuentra en el sistema y no puede modificarse desde protocolo. Basta que el funcionario digite el número de la escritura. Con todos los datos (incluyendo el número de copia 1,2,3) se procede a imprimir.
El funcionario debe incorporar los documentos organizados en las carátulas, teniendo en cuenta hacia dónde
se dirigen y grapar.
Remitir al despacho para firma del Notario.
Archivo de originales de escrituras y minutas. Conservación de certificados con destino a otras Notarías. Los libros y archivos de la Notaría pertenecen a la Nación. No obstante su guarda y cuidado estará en cabeza de todos los funcionarios de la NOTARIA 20— BOGOTA. El procedimiento es el siguiente:
Desminutar los originales de las escrituras. El funcionario debe separar las minutas de las escrituras y anexos, clasificando las cancelaciones, allotaciones, y resiliaciones.
Cuando se trate Aclaraciones, el funcionario debe ubicar el número de escritura que se aclara, ubicar la escritura anterior (si se encuentra en esta Notaría), elaborar Nota aclaratoria en el tomo respectivo y trasladar al coordinador de escrituración o secretario para revisión y sello respectivo.
Cuando las aclaraciones sean de escrituras que no se encuentren en la NOTARIA 20— BOGOTA, los certificados deben ser archivados en protocolo, de acuerdo con el número de certificado.
Protocolo Digital. El funcionario deberá escanear los originales de las escrituras, archivando las imágenes teniendo en cuenta el mes y año.
Archivar en orden consecutivo de menor a mayor en paquetes de 50 escrituras o 100 minutas.
Ordenar el empaste respectivo. Previamente deben verificarse que todas las escrituras se encuentren escaneadas.
Foliar los tomos empastados (Año, número de escritura inicial y final y nombre del Notario). Elaborar actas de cierre de los tomos empastados.
Funciones adicionales Protocolo.
Atender consultas de los usuarios sobre protocolo. Toda persona podrá consultar los archivos Notariales con permiso previo del Notario y con atención personalizada de los funcionarios de protocolo.
Apoyar los departamentos de escrituración, registro civil, autenticaciones y atención en la sala.
Verificar constantemente el buen funcionamiento de los equipos de copiado e implementos del departamento en general.
Colaborar con todas las áreas de la Notaría donde sean requeridos, siguiendo los manuales de procedimientos adecuados.
PROCEDIMIENTOS Objeto principal:
Aseo y presentación del lugar donde se desarrollan las actividades Notariales.
Funciones:
Atención al usuario
Llevar documentos para la firma del Notario, esperando su firma y devolviéndolos a las áreas respectivas.
PROCEDIMIENTOS
Atención al cliente. En la NOTARIA 20- BOGOTA, el suministro de la información debe ser ágil y oportuna. Los funcionarios deben conocer previamente los servicios, tarifas, exenciones, procedimientos y las actualizaciones de los mismos. El presente manual debe complementarse con las tablas actualizadas de tarifas, requisitos de cada acto y procedimientos adicionales.
Información de servicios Notariales.
Todos los funcionarios de la NOTARLA 20— BOGOTA, deben estar en capacidad de responder inquietudes acerca de los servicios Notariales. El punto de información es el primer lugar de contacto de los usuarios. Los funcionarios en el área de recepción deben conocer todos los procedimientos Notariales, con el propósito de garantizar que la información sea confiable y ajustada a la realidad.
En caso de duda el empleado debe apoyarse en cualquier abogado para que se pueda ofrecer la mejor asesoría al usuario.
ENTREGA DE ESCRITURAS: Normalmente deben entregarse 24 horas después de la toma de la última firma o, en casos de urgencia, autorizados por la Secretaría General, dentro de las tres (3) horas siguientes.
REGISTRO CIVIL: La entrega de copias de registro civil se realiza veinte (20) minutos después de su solicitud. Toda inscripción del estado civil es gratuita.
INSCRIPCIÓN ELECTRÓNICA EN EL REGISTRO MERCANTIL.
Actos susceptibles de inscripción electrónica en el registro mercantil de la Cámara de Comercio de Bogotá:
Constitución de sociedad, empresa unipersonal o asociativa de trabajo, reformas de estatutos, delegación de administración de sociedades colectivas o en comandita, disolución o liquidación de sociedades, establecimiento de sucursal de sociedad extranjera, capitulaciones o liquidaciones de sociedades conyugales en las que se incluyan actos societarios o mercantiles, sucesiones o liquidación de herencia, donde se adjudiquen establecimientos de comercio o cuotas sociales, constitución de cooperativas financieras con sección de ahorro y crédito o de entidades sin ánimo de lucro, etc.
Debe aclarársele a los usuarios que el pago que realizan, junto con los costos escriturarios, son derechos que se causan a favor de la Cámara de Comercio exclusivamente. No existe pago o costo adicional alguno, de ninguna clase a favor de la Notaría.
Ventajas de la Inscripción electrónica: disminución de trámites; consulta en línea del nombre o razón social, para evitar inscripciones de nombres similares u homonimia, para prevenir aclaraciones escriturarias e inconvenientes legales; obtención simultánea del registro mercantil, asignación de Número de Identificación Tributaria – NtT, Registro de Información Tributaria – Rif (Secretaría de Hacienda Distrital) y Registro único Tributario – RUT.
Recepción, radicación y distribución de correspondencia:
Tan pronto llegue la correspondencia a la recepción, los funcionarios deben abrirla, conservando el sobre en el que viene.
Los funcionarios deben radicar en el libro de correspondencia recibida, cada una de las comunicaciones, asignándole un número y escribiéndolo en la parte superior derecha de la carta junto con la fecha de radicación.
La correspondencia dirigida al Notario debe clasificarse. Cuando deba ser exclusivamente tramitada ante él, tras la radicación se presenta al despacho en la carpeta de correspondencia diaria, hasta que el Notario la revise y determine si se debe archivar o realizar algún otro trámite.
Cuando se trate de solicitudes de servicio, copias de escrituras o telegramas de matrimonio u otras comunicaciones a las que haya que darle trámite, se envían al área correspondiente y se hace seguimiento, revisando si fue cumplida y si es preciso, dando contestación a la misma.
Los funcionarios en recepción, son encargados del archivo de la correspondencia recibida. Es imprescindible el control de este archivo pues parte de las comunicaciones exigen respuesta. Todos los oficios que salen de la NOTARIA 20- BOGOTA, se manejan desde el área Asistente del Despacho, y son autorizados exclusivamente por el Notario.
Inscripción electrónica de Registro Mercantil. Las funcionarias de Recepción deben tramitar la inscripción electrónica de registro mercantil:
Recepcionar la solicitud del usuario.
Elaborar una preliquidación de los costos del trámite, desde el programa CIIU, de la Cámara de Comercio de Bogotá. Se imprime y firma por el funcionario y se envía a los funcionarios en sala.
Si el usuario decide realizar el trámite inmediatamente, se procede a elaborar recibo de caja. El mismo debe ser pagado en caja.
Se entregan al usuario tres formularios para su diligenciamiento. Posteriormente los mismos son diligenciados por las funcionarias en el sistema.
El funcionario debe verificar en el sistema si la sociedad ya se encuentra en el sistema, si para su constitución no existe homonimia o si sus siglas ya han sido utilizadas por otra sociedad.
Las imágenes de las escrituras objeto de inscripción y los formularios deben ser firmados digitalmente por el Notario. Para ello es necesario enviar las imágenes y los formularios a la oficina asistente de despacho, para firma digital inmediata del Notario. El archivo (P7Z), será devuelto a recepción para que continúe el trámite.
El formulario y la imagen de la escritura objeto de inscripción, se envía a la cámara de
comercio. El sistema asigna un código de barras designado a la sociedad, del cual debe llevarse estricto seguimiento, para garantizar la entrega definitiva del registro mercantil, NIT, RUT, al usuario.
La cámara de comercio enviará el registro mercantil o en su defecto comunicación de devolución explicando las razones para su no tramitación. La funcionarios de la NOTARLA 20— BOGOTA explicarán al usuario el procedimiento a seguir, buscando la entrega eficaz del registro
La Secretaría General es la dependencia responsable de todos los procesos operativos de la Notaría y tiene a su cargo todas las dependencias, con excepción del despacho de Notario y Asistente de Despacho.
Vela, de manera esencial, por la eficacia y eficiencia de todos los servicios que presta la Notaría y actúa, además, como Jefe de Recursos Humanos.
PROCEDIMIENTOS.
Es la responsable del manejo de la correspondencia de resorte exclusivo del Notario, de tramitar los permisos ante la Superintendencia y, además, debe estar atenta a la oportuna autorización por parte de esa Delegada.
Debe ejercer control de todos los derechos de petición, estando al tanto de que no se venzan los términos de ley.
Envío de correspondencia:
La asistente de despacho debe coordinar el envío de correspondencia con el mensajero o el funcionario que se designe, estableciendo prioridades en razón a si las comunicaciones son urgentes o cuentan con plazos de tiempo más amplios.
Debe dar respuesta a la correspondencia recibida cuando sea necesario, anexando si es el caso las copias de documentos solicitados.
Todos los oficios que salen e la NOTARIA 20— BOGOTA, cuenta con número de control y son autorizados exclusivamente por el Notario. El archivo de los oficios es responsabilidad de esta oficina.
Control recibo y envío de e-mail:
El Buzón de correo de la Notaría debe revisarse permanentemente, clasificando los correos de acuerdo a la prioridad y a la necesidad de respuesta inmediata. Se debe hacer seguimiento de si efectivamente se satisfizo la inquietud o el servicio solicitado por el usuario.
Minutas por e-mail. Las asistentes de despacho deben bajar la información inmediatamente y enviarla en red a digitación, quienes elaborarán el proyecto escriturario. Una vez se ha recibido el e-mail, deben comunicarse telefónicamente o por correo electrónico con el usuario para informarle la hora en que puede firmar la escritura e informando al usuario de los documentos requeridos que hagan falta para la realización del Acto Escriturario.
La asistente de despacho debe realizar depuración y limpieza del correo organizando la información y controlando los registros de fecha de recibido, hora, confirmación y tiempo de respuesta.
Igualmente es responsable de la recepción, distribución y envío de faxes
Manejo archivo de la Notaría:
En el área Asistente de despacho se encuentran los archivos de la Notaria sobre:
Correspondencia enviada, Actas de presentación, finalización de sucesiones, permisos y resoluciones, circulares, instrucciones administrativas, actas de conciliación, denuncias penales etc. Todas estas carpetas se encuentran archivadas y ordenadas de forma que cualquier funcionario que lo solicite pueda acceder a ellas.
Conciliaciones. La conciliación Notarial se maneja desde esta oficina. Los funcionarios tienen las siguientes funciones:
Recibir la solicitud del usuario, con los documentos requeridos. Si el usuario no cuenta con todos los documentos, pueden ser aportados antes de la primera audiencia.
Elaborar las citaciones con número de oficio consecutivo, presentarlas para firma ante el Notario y enviarlas por correo certificado, anexando recibo de envío a la citación.
Surtida la diligencia de conciliación y luego de recibir instrucciones del asesor legal se deben elaborar las actas de aprobación de conciliación declarativa o que presta mérito ejecutivo.
Igualmente las funcionarias deben elaborar las constancias de fracaso de la conciliación, el mismo día de la audiencia; no comparecencia e una de las partes a la audiencia, al vencimiento de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha en que debió realizarse la audiencia; no justificación, suspensión o incumplimiento del acuerdo.
Con base en los documentos e instrucciones allegadas por el asesor legal, las funcionarias deben previamente realizar una revisión legal, antes de enviar las actas para firma de Notario.
Las funcionarias deben conservar en un archivo especial, las actas de conciliación que se elaboren en esta Notaría.
Remates. Cuando la NOTARIA 20— BOGOTA, haya sido comisionada por un juzgado para la realización del remate, las funcionarias del área asistente del despacho deberán:
Radicar el despacho comisorio.
Fijar fecha y hora para el remate.
Ordenar las publicaciones de radio y prensa del aviso, teniendo en cuenta que el mismo debe ser publicado con una antelación no inferior de 10 días a la fecha señalada para el remate. El aviso deberá contener lo siguientes datos, extractados del despacho comisorio proveniente del juzgado y presentados de acuerdo con los modelos que tiene la NOTARIA 20— BOGOTA, para el efecto:
Fecha y hora en que comienza el remate.
Descripción de los bienes, estableciendo si son muebles (clase, especie y cantidad) o inmuebles (Matrícula de su registro, lugar de ubicación, nomenclatura o linderos).
Avalúo correspondiente.
Porcentaje que deba consignarse para hacer postura.
Debe informársele al usuario que deberá pagar dentro de los tres días siguientes la tarifa administrativa. De no efectuarse el pago, el despacho comisorio deberá ser devuelto con la correspondiente constancia de no pago.
Debe informársele al usuario que en caso de ser aprobado el remate, se causará el valor de la tarifa por adjudicación.
Cuando se trate de remates de inmuebles, debe solicitarse certificado de tradición y libertad del mismo, expedido dentro de los (5) cinco días de antelación a la fecha del remate.
Los funcionarios deben extender un acta de diligencia, verificando previamente que la adjudicación haya sido realizada al mejor postor y con los requisitos legales previstos para este trámite. En el acta se hará constar:
Fecha y hora de la diligencia.
Designación de las partes del proceso.
Las dos últimas ofertas que se hayan hecho y el nombre de los postores.
La designación del rematante.
La determinación de los bienes rematados.
La procedencia del dominio del ejecutado si se tratare de bienes sujetos a registro. El precio del remate.
Si la diligencia quedare desierta, se elaborará un acta donde conste esta circunstancia, y donde se deje constancia de la devolución efectiva de los títulos a los participantes. Constancia de devolución de títulos a quienes las consignaron, excepto el del rematante, que será enviado al juzgado comitente con todos los documentos.
Debe informársele al rematante, que deberá consignar a nombre del juzgado, el saldo del remate y el impuesto de remate dentro de los tres (3) días siguientes, al remate. Si no lo hace los funcionarios deben dejar constancia en el acta de diligencia.
Finalizado el trámite y previa revisión legal de todos los documentos, los funcionarios deben preparar el envío de los siguientes documentos al juzgado comitente:
El despacho comisorio.
El acta del remate.
Publicaciones, avisos y certificado de tradición.
Titulo del rematante, copia de las consignaciones de saldo y el impuesto del remate.
Copias de los títulos presentados y constancia de su devolución.
Atención de los usuarios. La oficina asistente de despacho opera como filtro para atención al usuario, de manera que todas las solicitudes, quejas y reclamos que puedan ser solucionados por los funcionarios de la Notaría, deben tramitarse desde esta oficina dando pronta solución. Cuando el usuario insista en hablar con el Notario las funcionarias deben permitir su acceso.
Información y comunicaciones. La oficina asistente de despacho debe informar al usuario acerca de todos los servicios Notariales que ofrece la Notaría, los procedimientos y las tarifas vigentes. La oficina cuenta con un conmutador para recibir llamadas que se canalicen hacia esta área. Igualmente las funcionarias deben contestar los e-mails enviados por los usuarios y estar al tanto de las preguntas on line que hacen los usuarios. Las llamadas de larga distancia de la Notaría, se despachan desde esta área
